Импорт данных в NextDoc
В Nextdoc вы можете импортировать данные, оформленные в виде таблиц из программ MS Excel, MS Word и Google таблицы.
Импорт данных на основании существующего типа документа
Для того что бы импортировать данные, надо:
- В окне Классификатор создать новый раздел или выбрать уже созданный раздел, куда необходимо импортировать данные.
- В таблице Список документов в выпадающем меню выбрать Импорт:
- В появившемся окне выбрать один из трех вариантов импорта данных:
- После выбора способа загрузки данных, необходимо выбрать тип документа, на основании которого будут формироваться данные, импортируемые в NextDoc:
Информация!!! Если в вашем проекте уже существует подходящий тип документов, выберите его из выпадающего списка типов документов. Или вы можете создать новый тип документов, на основании которого будет произведен импорт данных.
- Установить настройки для заголовка. В выпадающем списке выберите необходимые настройки заголовка:
- После выбора всех настроек импорта данных, нажать кнопку Импорт, расположенную внизу окна Импорт документов:
- Выбранная таблица будет импортирована в NextDoc, документы отразятся в окне Список документов и окне Карточка документа.
Импорт данных созданием нового типа документа
Для того что бы импортировать данные, надо:
- В окне Классификатор создать новый раздел или выбрать уже созданный раздел, куда необходимо импортировать данные.
- В таблице Список документов в выпадающем меню выбрать Импорт.
- В появившемся окне выбрать один из трех вариантов импорта данных.
- После выбора способа загрузки данных, создать новый тип документа на основании, которого будут формироваться данные, импортируемые в NextDoc. Нажмите в выпадающем списке <создать новый тип документов>:
- В появившемся окне введите название нового типа документа и нажмите кнопку Сохранить:
- Установить настройки для заголовка. В выпадающем списке выберите необходимые настройки заголовка.
- Указать по какому столбцу будет формироваться название документа. При необходимости, Вы сможете изменить правило формирований названий документов позже. Столбец, по которому будем формироватьcя название импортируемых документов, подсветится голубым цветом:
- Укажите соответствие столбцов и полей. Значения столбцов можно включить в тип документа, а можно исключить из него. Нажмите на кнопку раскрывающегося списка справа от наименования столбца и укажите действие: <пропустить столбец> или <создать новое поле>. Если вы выбрали настройку <пропустить столбец>, тогда данные по этим столбцам не будут заполнены, столбцы окрасятся серым цветом:
- Вы можете изменить название столбцов, кликнув левой клавишей мыши на кнопку
рядом с наименованием столбца. Появится окно в котором, можно изменить название и тип поля, для подтверждения выполненных изменений нажать кнопку Сохранить:
- После выбора всех настроек импорта данных, нажмите кнопку Импорт, расположенную внизу окна Импорт документов:
- Выбранная таблица будет импортирована в NextDoc, документы отразятся в окне Список документов и окне Карточка документа.
Импорт данных в раздел с уже имеющимися документами
Для того чтобы импортировать данные в раздел, в котором уже есть документы, надо:
- В таблице Список документов в выпадающем меню выбрать Импорт.
- В таблице в программе MS Excel выделить данные по документам, которые необходимо импортировать в выбранный раздел, скопировать их в буфер данных Ctrl+C.
- В появившемся окне выбрать вариант импорта данных Вставьте таблицу (Ctrl+V), скопированную из Excel.
- Таблица добавится в окно Импорта документов:
- Выбрать тип документа, на основании которого будет осуществляться импорт. Настроить заголовок, оставив значение Строка заголовка отсутствует:
- Указать соответствие столбцов и полей. Кликните левой клавишей мыши на значок разворачивающегося списка рядом с наименованием столбца и выберите его наименование, которое должно соответствовать полям указанного типа документа:
- После выбора всех настроек импорта данных, нажмите кнопку Импорт, расположенную внизу окна Импорт документов:
- Выбранная таблица будет добавлена в выбранный раздел, документы отразятся в окне Список документов и окне Карточка документа.
Импорт документов, исправленных в Excel
Существует ситуация, когда в NextDoc уже были выгружены документы, но в последствии в эти документы в программе Excel были внесены изменения.
Для того чтобы обновить данные в уже выгруженных документах, надо:
- Осуществить Импорт исправленных документов в выбранный раздел, скопировав их в программе Excel (Ctrl+C) и выбрав вариант импорта данных: Вставьте таблицу (Ctrl+V), скопированную из Excel.
- В окне Импорт документов установить тип документа, на основании которого будет осуществляться импорт данных. Настроить заголовок, оставив значение Строка заголовка отсутствует.
- Указать соответствие столбцов и полей. Кликните левой клавишей мыши на значок разворачивающегося списка рядом с наименованием столбца и выберите его наименование, которое должно соответствовать полям указанного типа документа.
- Кликнуть на настройку Дополнительно:
- В развернувшихся дополнительных настройках кликнуть: Изменить существующие документы. Выбрать столбец, на основании которого будет осуществляться привязка уже выгруженных документов и вновь выгружаемых исправленных документов. Указанный в качестве привязки столбец будет подсвечен оранжевым цветом:
- После выбора всех настроек импорта данных, нажмите кнопку Импорт, расположенную внизу окна Импорт документов:
- Данные обновятся в тех документах, в которые были внесены какие-либо изменения.