Импорт данных в NextDoc

 
В Nextdoc вы можете импортировать данные, оформленные в виде таблиц из программ MS Excel, MS Word и Google таблицы.

Импорт данных на основании существующего типа документа

Для того что бы импортировать данные, надо:

1. В окне Классификатор создать новый раздел или выбрать уже созданный раздел, куда необходимо импортировать данные.
2. В таблице Список документов в выпадающем меню выбрать Импорт:
   
3. В появившемся окне выбрать один из трех вариантов импорта данных:
   
4. После выбора способа загрузки данных, необходимо выбрать тип документа, на основании которого будут формироваться данные, импортируемые в NextDoc:
   

   Информация!!! Если в вашем проекте уже существует подходящий тип документов, выберите его из выпадающего списка типов документов. Или вы можете создать новый тип документов, на основании которого будет произведен импорт данных.

5. Установить настройки для заголовка. В выпадающем списке выберите необходимые настройки заголовка:
   
6. После выбора всех настроек импорта данных, нажать кнопку Импорт, расположенную внизу окна Импорт документов:
   
7. Выбранная таблица будет импортирована в NextDoc, документы отразятся в окне Список документов и окне Карточка документа.

Импорт данных созданием нового типа документа

Для того что бы импортировать данные, надо:

1. В окне Классификатор создать новый раздел или выбрать уже созданный раздел, куда необходимо импортировать данные.
2. В таблице Список документов в выпадающем меню выбрать Импорт.
3. В появившемся окне выбрать один из трех вариантов импорта данных.
4. После выбора способа загрузки данных, создать новый тип документа на основании, которого будут формироваться данные, импортируемые в NextDoc. Нажмите в выпадающем списке <создать новый тип документов>:
   
5. В появившемся окне введите название нового типа документа. Новый тип сразу можно привязать к группе типов документов. Нажмите кнопку Сохранить:
   
6. Установить настройки для заголовка. В выпадающем списке выберите необходимые настройки заголовка.
7. Указать по какому столбцу будет формироваться название документа. При необходимости, Вы сможете изменить правило формирований названий документов позже. Столбец, по которому будем формироватьcя название импортируемых документов, подсветится голубым цветом:
   
8. Укажите соответствие столбцов и полей. Значения столбцов можно включить в тип документа, а можно исключить из него. Нажмите на кнопку раскрывающегося списка справа от наименования столбца и укажите действие: <пропустить столбец> или <создать новое поле>. Если вы выбрали настройку <пропустить столбец>, тогда данные по этим столбцам не будут заполнены, столбцы окрасятся серым цветом:
   
9. Вы можете изменить название столбцов, кликнув левой клавишей мыши на кнопку  рядом с наименованием столбца. Появится окно в котором, можно изменить название и тип поля, для подтверждения выполненных изменений нажать кнопку Сохранить:
   
10. После выбора всех настроек импорта данных, нажмите кнопку Импорт, расположенную внизу окна Импорт документов:
    
11. Выбранная таблица будет импортирована в NextDoc, документы отразятся в окне Список документов и окне Карточка документа.

Импорт данных в раздел с уже имеющимися документами

Для того чтобы импортировать данные в раздел, в котором уже есть документы, надо:

1. В таблице Список документов в выпадающем меню выбрать Импорт.
2. В таблице в программе MS Excel выделить данные по документам, которые необходимо импортировать в выбранный раздел, скопировать их в буфер данных Ctrl+C.
3. В появившемся окне выбрать вариант импорта данных Вставьте таблицу (Ctrl+V), скопированную из Excel.
4. Таблица добавится в окно Импорта документов:
   
5. Выбрать тип документа, на основании которого будет осуществляться импорт. Настроить заголовок, оставив значение Строка заголовка отсутствует:
   
6. Указать соответствие столбцов и полей. Кликните левой клавишей мыши на значок разворачивающегося списка рядом с наименованием столбца и выберите его наименование, которое должно соответствовать полям указанного типа документа:
   
7. После выбора всех настроек импорта данных, нажмите кнопку Импорт, расположенную внизу окна Импорт документов:
   
8. Выбранная таблица будет добавлена в выбранный раздел, документы отразятся в окне Список документов и окне Карточка документа.

Импорт документов, исправленных в Excel

Существует ситуация, когда в NextDoc уже были выгружены документы, но в последствии в эти документы в программе Excel были внесены изменения.

Для того чтобы обновить данные в уже выгруженных документах, надо:

1. Осуществить Импорт исправленных документов в выбранный раздел, скопировав их в программе Excel (Ctrl+C) и выбрав вариант импорта данных: Вставьте таблицу (Ctrl+V), скопированную из Excel.
2. В окне Импорт документов установить тип документа, на основании которого будет осуществляться импорт данных. Настроить заголовок, оставив значение Строка заголовка отсутствует.
3. Указать соответствие столбцов и полей. Кликните левой клавишей мыши на значок разворачивающегося списка рядом с наименованием столбца и выберите его наименование, которое должно соответствовать полям указанного типа документа.
4. В окне Режим импорта нужно выбрать:
   
5. Появится окно Ключевой столбец для изменения. В выпадающем списке выбрать столбец или несколько столбцов, на основании которых будет осуществляться привязка уже выгруженных документов и вновь выгружаемых исправленных документов. Указанный в качестве привязки столбец или столбцы будут подсвечены оранжевым цветом:
   
6. После выбора всех настроек импорта данных, нажмите кнопку Импорт, расположенную внизу окна Импорт документов:
   
7. Данные обновятся в тех документах, в которые были внесены какие-либо изменения.