После того, как мы определились с тем, какие проблемы собираемся решать с помощью нашего продукта, перед нами встал другой важный вопрос:
“Какой подход выбрать: разрабатывать универсальную систему или специализированную, решающую конкретную задачу?”.
Это извечная проблема выбора, вне зависимости от того, покупаете Вы бытовую технику или выбираете информационную систему. Что приобрести: специальное или универсальное, брать музыкальный центр или по отдельности покупать компоненты Hi-Fi системы, блендер или кухонный комбайн, МФУ или сканер? И на эти вопросы, как правило, однозначного ответа нет.
Тот же самый выбор возникает при выборе систем управления документами: использовать готовую систему, в которой уже заложено всё необходимое для ведения, например, договорной деятельности , или взять универсальную систему и подстроить её под Вашу конкретную задачу.
Специализированные решения
Сейчас на рынке есть много готовых специализированных решений конкретных задач.
Большинство первых систем электронного документооборота (СЭД) создавалось именно как специализированные системы: внутренний документооборот, электронный архив документов, договорная деятельность и т. д. Они были построены на основе сложившихся общих правил ведения документооборота в организациях.
Достоинства специализированных решений:
- Относительная дешевизна.
- Хорошо выполняют поставленную задачу.
- Их можно быстро запустить в эксплуатацию, при условии, что процессы в организации совпадают с процессами, заложенными в решении.
Недостатки:
- Трудно менять внутреннюю логику системы и настраивать её под специфику предприятия.
- Для решения других задач, даже смежных, нужно закупать отдельные специализированные системы. При этом возникает так называемая проблема “зоопарка” разнородных и слабо связанных между собой ИТ систем.
- Как правило, данные решения со временем не развиваются, так как нет смысла развивать уже отлаженный жёсткий функционал.
- Такие решения трудно масштабируются.
Универсальные решения
Универсальных решений на рынке значительно меньше, чем специализированных. Это связано с тем, что разработка хорошего универсального решения требует больших ресурсов и стоит дорого.
Универсальные решения, как правило, предоставляют базовую инфраструктуру, элементы, модули и инструменты, с помощью которых можно настроить систему на выполнение различных задач.
Достоинства универсальных решений:
- Позволяют более гибко подходить к решению поставленных задач и учитывать специфику предприятия и его бизнес-процессов.
- Позволяют расширять логику и функциональность решения в случае необходимости.
- Позволяют решать сразу несколько задач, используя одну универсальную платформу.
- Легче масштабируются.
- Постоянно развиваются.
Недостатки:
- Не всегда оптимальны для решения конкретных задач с точки зрения интерфейса и организации работы;
- Требуют дополнительной поддержки полученного решения;
- Из-за большого количества функций система часто получается и медленной;
- Более трудны в понимании и обучении для простых пользователей;
- Более долгий запуск в эксплуатацию.
Что выбрать?
Простых ответов на этот вопрос, наверное, не существует, но мы попытаемся сформулировать свои принципы выбора между двумя типами решений:
Вам нужно специализированное решение, если:
- Оно Вам полностью подходит по функциональности в перспективе.
- Ваши процессы меняются крайне редко и несущественно.
- У вас нет времени на настройку решения.
Вам нужно универсальное решение, если:
- Вам нужна гибкость в настройках решения.
- Задача, которую Вы собираетесь решать, не до конца проработана и/или может изменяться со временем.
- Вы не хотите постоянно увеличивать парк своих ИТ-систем и хотите тратить меньше времени на переключение между различными системами.
Какой подход мы выбрали
Как мы рассказывали в предыдущих статьях блога, наша команда долгое время занималась аутсорсингом обработки документов. К сегодняшнему дню мы имеем большое количество выполненных проектов и уникальную экспертизу.
Мы постоянно пытаемся повысить качество и эффективность своей работы за счёт автоматизации своих процессов. Мы перепробовали все имеющиеся программные средства, включая менеджеры проектов, файл-, облачные файловые хранилища, системы управления файлами, системы электронного документооборота, MS Access и Excel. В результате всё равно нам приходилось разрабатывать собственные программные продукты для решения большого количества задач, которые нельзя было решить с помощью имеющихся на рынке продуктов.
В результате, в нашем арсенале была чуть ли не сотня различных программ и систем.
К сожалению, ни один продукт не мог дать то, что нам было нужно — простоты и гибкости настройки системы под наши реальные задачи.
В сложившейся ситуации мы не могли дальше эффективно расти, развиваться и обеспечивать высокое качество без единого универсального решения. Но на рынке просто не было такого решения, поэтому мы решили сделать собственное.
Опыт многолетних проблем и экспериментов позволил нам чётко понять, что же нам и нашим клиентам нужно больше всего, а что не является критичным. Данное понимание очертило контуры нашего будущего продукта.
Изначально мы поставили перед собой цель создать полностью универсальное решение. Но постепенно пришли к выводу , что не всё так однозначно, как казалось . Проблема, связанная с тем, что универсальное решение со временем может стать неповоротливым гигантом, стала для нас критичной. Мы решили, что надо искать компромисс между универсальностью и специализацией.
И мы этот компромисс нашли, разделив наш продукт на универсальную платформу и специализированные решения на базе этой платформы.
По сути, у нас должен получиться гибридный продукт.
Задача очень сложная, но, надеюсь, время покажет, что мы выбрали верное решение.
В любом случае в этом блоге мы постараемся вас информировать о результатах такого выбора.