Начать работу

Создание электронного архива документов. Решение на Nextdoc.

12 Апр 2017

Мы начинаем серию статей, призванную описать решения, которые можно реализовать на платформе NextDoc.ru

И начнём мы с создания электронного архива документов.

Проблема

Практически в каждой организации в результате деятельности формируется архив бумажных документов. Как правило основу его составляют бухгалтерские, договорные и внутренние документы. Эти документы собираются в папки и хранятся в соответствующих отделах или в специально выделенном помещении архива.

Основная проблема бумажных архивов — это поиск и выборка нужных документов.

Чем больше документов и сотрудников работающих с ними, тем больше времени тратится на поиск нужных документов, тем больше потери организации от неэффективного использования времени сотрудников.

Более того, при активной работе с документами архива, часть из них просто теряется или приходит в негодность. Нехватка документов может повлечь за собой дополнительные финансовые потери связанные как со штрафами от контролирующих органов, так и с финансовыми спорами с контрагентами.

В дополнение к этому сейчас очень активно начинает развиваться электронный безбумажный документооборот и  нужно обеспечить также  хранение электронных документов в архиве. Получается что в архиве могут находится как бумажные так и электронные документы по одной и той же тематике. Эта гибридность также добавляет проблем при поиске и доступности документов.

Решение

Единственным решением данной проблемы является перевод бумажных документов в электронный вид и создание электронного архива документов организации.

Это подразумевает следующие операции:

  • Сканирование всех документов поступающих в архив
  • Загрузка электронных образов документов в систему электронного архива
  • Атрибутивное описание документа
  • Предоставление доступа пользователей к документам

В результате Вы должны получить информационную систему, которая бы позволяла находить нужные Вам документы по любому набору условий к атрибутам документов. Так, например, Вы сможете находить все документы определенного типа за определенный промежуток времени от определенного контрагента.

При выборе системы электронного архива документов важно сделать правильный выбор.

Сейчас на рынке есть много различных решений и при выборе конкретной программы нужно исходить из следующих пяти основных приоритетов:

  1. Гибкость настройки структуры хранения документов
  2. Минимальное время на ввод документов в систему
  3. Минимальное время на поиск нужных документов
  4. Удобный и понятный интерфейс системы
  5. Минимальное время на обучение сотрудников и начало работы с системой

Именно эти приоритеты мы считаем основными при выборе программы электронного архива документов и вот почему:

Без гибкой настраиваемой  структуры хранения нельзя построить масштабируемую систему, которая прослужит многие годы.

Без минимизации времени на ввод и поиск документов нельзя добиться экономического эффекта от создания электронного архива документов, так как он появляется от сокращения времени на поиск документов при минимизации затрат на ведение и сопровождение электронного архива.

Если интерфейс будет неудобный и непонятный, а обучение будет занимать много времени, то сотрудники просто не будут пользоваться системой, саботируя её использование под любым предлогом.

Почему NextDoc?

Именно наш многолетний опыт в создании электронных архивов документов лег в основу облачной системы NextDoc.При её разработке мы стремились соответствовать основным приоритетам указанным выше.

Мы можем с уверенностью утверждать, что по удобству и скорости ввода и поиска информации NextDoc превосходит большинство имеющихся на рынке решений.

При этом, по функциональности он полностью соответствует лучшим стандартам отрасли.

NextDoc позволяет:

  • Загружать как одиночные файлы документов, так и выполнять групповую загрузку файлов
  • Группировать документы
  • Делить документы по типам документов
  • Задавать и вводить атрибуты описания документов для каждого типа документов
  • Использовать различные типы атрибутов (текст, число, дата, справочник, список значений и т.д)
  • Предпросматривать файлы документов
  • Искать документы по любому набору атрибутов
  • Сохранять условия поиска как фильтры, для их многократного использования
  • Приглашать других пользователей
  • Разграничивать доступ пользователей к документам
  • Просматривать историю изменений атрибутов документов
  • Комментировать документы
  • и много другое…

В дополнении ко всему NextDoc является облачным решением, что позволяет пользоваться вашим архивом документов онлайн. То есть позволяет Вам получать защищенный доступ к вашим документам 24 часа в сутки, в любом месте где есть соединение с Интернет. Особенно это важно для распределенных организаций.

В чём выгода?

Как уже упоминалось выше, основная выгода от создания электронного архива документов состоит в существенном уменьшении затрат времени на поиск документов.

Сейчас в организациях, для того чтобы найти, например, бухгалтерский документ нужно дойти до бухгалтерии, объяснить бухгалтеру какой именно Вам нужен документ, подождать пока бухгалтер его найдет, сделать ксерокопию документа и вернуть оригинал на место.  При этом, от работы отрываются как минимум 2 человека, да и бухгалтер может быть занят другой важной работой, что тоже увеличивает время.

Итого по разным оценкам на поиск документов может уходить от 2% до 10% ( в среднем 6%) рабочего времени среднестатистического сотрудника. Использование электронного архива документов в организации способно уменьшить этот показатель до 1%, тем самым высвободив 5% рабочего времени сотрудника на другую, более полезную деятельность.  При средних затратах на одного сотрудника в 70000 руб.(оклад, налоги и прочие расходы) эти 5% дают нам 3500 руб. в месяц чистой выгоды от более эффективного использования времени сотрудников или 42 000 руб. на одного сотрудника в год.

Теперь о затратах. Они состоят из затрат на саму систему и на ввод документов в систему.

Если говорит о стоимости системы, то в NextDoc при небольшом архиве Вы можете создать и использовать электронный архив бесплатно. При существенных количествах документов в архиве стоимость может составлять 800 руб. за одного пользователя в месяц или 9600 руб. в год.

Если говорить о затратах на  ввод документов, то даже, если Вы закажете эту услуги у сторонней организации, то в среднем сканирование и ввод одного документа будет стоить Вам не более 5 руб.  Если предположить, что в бумажном архиве организации хранится 50 000 документов и численность организации составляет 20 сотрудников, то получаем 12500 руб. затрат на одного сотрудника единовременно.

Итак мы получаем, что уже в первый год выгода от создания электронного архива документов на базе NextDoc составит 42 000 — 12 500 — 9 600 = 19 900 руб. на одного сотрудника в год. А начиная со второго года использования, она составит  более 30 000 руб. на одного сотрудника в год, так как не будет затрат на первоначальный ввод данных по имеющемуся архиву.

Выводы очевидны.  И это лишь выгода от сокращения потерь времени, а есть ещё и другие существенные плюсы, такие как резервирование информации, контроль за её использованием, повышение дисциплины при работе с документами и др.

А если Ваша организация эксплуатирует оборудование здания и сооружения, то Вы просто обязаны иметь электронном архиве проектной эксплуатационной информации. Потому как в случае аварии или поломки оборудования, каждая минута промедления в принятии решения, из-за того что не удается найти нужную схему или чертеж,  будет стоить не десятки тысяч рублей, а намного больше.

В заключении хотел бы отметить, что по тому как хранятся документы в организации можно судить об уровне её управления. Порядок в любой организации должен начинатся с порядка в её документообороте, который включает в себя и порядок в хранении документов архива.