Сначала была проблема

Очевидно, что большинство информационных систем и сервисов призваны решать конкретные насущные проблемы своих пользователей.

В этом посте хотелось бы описать возникшие у нас и у наших клиентов проблемы, которые натолкнули нас на необходимость создания облачного решения для управления документами.

Основная проблема, которую мы хотим решить — потеря продуктивности сотрудников при работе с большим количеством документов.

Практически любая организация так или иначе работает с документами. Документы либо создаются внутри организации, либо поступают извне. Они обрабатываются, встраиваются в бизнес — процессы и рано или поздно попадают в архив.

И как только количество документов становится достаточно большим, начинаются очевидные проблемы:

• трудно найти нужный документ или подобрать группу связанных документов;
• сложно найти актуальный документ из-за большого количества копий и рабочих вариантов;
• нет возможности определить ответственного за тот или иной документ;
• сроки обработки документов нарушаются;
• документы просто теряются или попадают в чужие руки;
• находясь вне офиса или в командировке, сотрудники не могут получить доступ к рабочим документам.

Эти проблемы связаны со следующими факторами:

• Система хранения документов децентрализована и, как правило, не имеет единой описи документов;
• Логически связанные документы могут храниться в разных местах;
• Действия с документами не фиксируются и не контролируются;
• Нет механизма разграничения доступа к документам и назначения ответственного;
• Нет механизма доставки информации о документах в любое место, где бы сотрудники ни находились;
• Нет системы контроля сроков обработки документов;
• Процессы обработки документов не формализованы.

Наш опыт подсказывает, что существует некоторое критическое количество документов, превышение которого приводит к тому, что все процессы в организации существенно замедляются.

Многие из вас, наверное, замечали, что процессы, связанные с прохождением документов в больших организациях, неоправданно растянуты и трудно контролируемы. Такие задачи, как подписание контракта или оплата услуг поставщиков, могут занимать в этих организациях месяцы.

Всё это приводит к снижению производительности и существенным потерям, связанным с бесполезно потраченным временем сотрудников, упущенными возможностями, отсутствием гибкости и оперативности.

Наша собственная проблема

Вышеописанное является общей проблемой для многих организаций, и каждый из Вас может вспомнить множество случаев, когда из-за непродуманности документных процессов организации теряли существенные денежные суммы.

Но так устроена жизнь, что каждого человека прежде всего волнует его собственная проблема. И у нас, как у компании, занимающейся аутсорсингом обработки документов, такая проблема существовала.

Когда клиент передаёт нам некий процесс обработки документов, например ввод данных из заявок в информационную систему клиента, то, как правило, последовательность процедур выглядит следующим образом:

1. Клиент присылает нам сами документы или сканы документов.
2. Мы проверяем качество и разбиваем поступивший массив документов на партии.
3. Партии раздаются операторам для ввода данных из документов.
4. После ввода проводится проверка введённых данных.
5. Данные передаются клиенту в форме, удобной для загрузки в его систему.

Кажется, что всё достаточно просто.

Но как только мы начинаем налаживать эти процессы, то сразу сталкиваемся с множеством проблем, описанных выше: поиск, назначение ответственных, контроль, сроки.

А с учётом того, что количество проходящих через нас документов довольно велико, всё это выливается в кошмар для исполнителей и руководителей проектов.

И такая проблема есть у любой компании, которая осуществляет процесс ввода большого количества данных с бумажных носителей.

Решение

Когда проблема становится не просто заметной, а начинает мешать нормальной деятельности компании, начинается поиск решения.

С самого начало нам стало понятно, что решение вышеописанных проблем заключается в автоматизации процессов обработки, контроля и хранения документов.

Мы так же, как и многие в этой ситуации, первым делом начали искать готовое программное решение.

Не будем вдаваться в детали и описывать этот долгий путь экспериментов и разочарований, но в результате мы пришли к выводу, что на данном рынке есть 2 группы программных продуктов:

1. Мощные универсальные платформы, предназначенные для управления контентом в больших компаниях. Как правило, это системы иностранного производства. Они обладают огромным количеством функций, имеют возможность гибкой настройки и доработки. Но вместе с тем они весьма сложны как с точки зрения интерфейса, так и по своей структуре. И весьма дороги.
2. Специализированные решения для конкретной задачи (например: стандартный офисный документооборот, договорная деятельность, канцелярия, архив и т. д.).

Проанализировав основных представителей обеих групп, мы пришли к выводу, что системы первой группы слишком сложны и неоправданно дороги для нас. И не только для нас, но и для большинства наших клиентов.

Системы же второй группы слишком специализированные, они не обладают достаточной гибкостью и не могут эффективно решать наши порой уникальные задачи.

Поняв это, мы сформулировали основные требования к продукту, который необходим именно нам. Нам нужна простая, доступная платформа для управления документами и данными о документах, позволяющая организовать полноценную совместную работу с ними.

Так как ничего похожего на это мы не нашли, то стали разрабатывать такую платформу сами и назвали её NextDoc.

При этом NextDoc – это не просто сервис, а именно платформа, с помощью которой можно решить не только проблему потери продуктивности, но и создать много других решений для не менее важных проблем, среди которых:

• проблема организации регулярного централизованного сбора информации и документов во многофилиальных компаниях и холдингах;
• проблема организации регулируемого распространения документов среди подписчиков;
• проблема сложности создания собственной электронной библиотеки;
• проблема организации удалённого и распределённого доступа к документам и данным;
• проблема доступа к единой нормативно-справочной информации;
• и многие другие.

В заключении хотелось бы отметить, что первоначально решая свою собственную проблему, мы не только её полностью решили, но и пришли к выводу, что NextDoc может быть полезен широкому кругу лиц и организаций и необходимо его развивать, двигаясь в этом направлении. Чем мы сейчас и занимаемся.