На рынке десятки решений для учёта договоров – от простых таблиц до тяжёлых корпоративных CLM-систем.
Не тратьте время на изучение каждого. Задайте эти пять вопросов и большинство вариантов отсеются сами.
Вопрос 1: Можно ли настроить разные поля для разных типов договоров без программирования?
Для договора аренды нужны одни поля описания (объект, площадь, ставка), для поставки другие поля (номенклатура, условия, объём). Программа, которая предлагает единую карточку для всех типов договоров будет неудобна в работе.
Как проверить: создайте два типа договора с разными наборами полей. Это должно занять не больше 15 минут без помощи техподдержки. Если нужен программист, то это плохой сигнал.
📸 Настройка типа документа в Nextdoc
Вопрос 2: Где хранятся файлы – в карточке или отдельно?
Это важный вопрос, так как если файлы хранятся как ссылки на сетевую папку, то при переименовании папки или смене сетевого имени ссылки перестанут работать. Файл должен быть прикреплен к карточке договора в соответствующем поле.
Дополнительно нужно проверить можно ли хранить все версии договора (черновик, финальная версия, подписанный скан) и привязать дополнительные соглашения к основному договору.
Подробнее о правильной организации хранения в материале об электронном архиве договоров.
Вопрос 3: Как работают уведомления об истекающих сроках?
Контроль сроков это одна из самых важных причин внедрения специализированной программы учета договоров. Уточните можно ли настроить уведомление за 30, 14 и 7 дней до конкретной даты? Приходит ли оно конкретному ответственному, а не всем в отделе? Что происходит, если ответственный не среагировал есть ли механизм оповещения вышестоящего руководства?
Если уведомления настраиваются только глобально (один срок для всех договоров) – это ограничение, которое будет мешать в реальной работе.
О том, как выстроить полноценный контроль, читайте в статье о контроле исполнения договоров.
Вопрос 4: Как устроены права доступа?
Менеджер должен видеть только договоры которые он ведёт. Юрист должен видеть все договора на согласовании. Бухгалтер — только те, по которым есть платежи. Руководитель же видит общую картину. Если программа предлагает только два уровня доступа (администратор и пользователь) , то это не совсем правильное решение для команды больше чем из 5 человек.
Проверьте: создайте двух пользователей с разными правами и убедитесь, что разграничение работает именно так, как вам нужно.
Разграничение доступа важно и для организации архива договоров – кто и что видит в архиве.
Вопрос 5: Как устроен экспорт данных?
Для отчётов руководству, для аудиторов или для налоговой регулярно нужна выгрузка реестра договоров в Excel. Нужно проверить, что при экспорте выгружаются все нужные поля, а не только базовые реквизиты. Также должна быть реализована возможность выгрузить отфильтрованный список договоров (например, все действующие договоры с контрагентом ООО «Альфа»).
Облачная или серверная система: что выбрать?
| Облачная (SaaS) | Серверная (on-premise) | |
|---|---|---|
| Запуск | В день регистрации | 1-4 недели |
| Стоимость | Подписка от 450 руб./польз./мес. | Разовая покупка + ИТ-ресурсы |
| Данные | На серверах провайдера в РФ | На вашем сервере |
| Подходит для | Малый и средний бизнес | Крупные организации с ИТ-отделом |
💡 Nextdoc предлагает оба варианта. Облачная версия доступна сразу, on-premise разворачивается на сервере клиента для организаций с повышенными требованиями к безопасности.
Сравнение: Excel, Nextdoc, 1С:Документооборот
| Критерий | Excel | Nextdoc | 1С:Документооборот |
|---|---|---|---|
| Настройка полей | Колонки вручную | Без программирования | Требует настройки специалистом |
| Файлы в карточке | Нет (ссылки) | Да | Да |
| Контроль сроков | Только визуально через формулы | Авто-уведомления по почте и в приложении | Авто-уведомления по почте и в приложении |
| Права доступа | Ограниченные | Гибкие роли | Гибкие роли |
| История изменений | Нет | Есть | Есть |
| Цена (5 польз.) | 0 | от 2 250 руб./мес. | от ~10 000 руб./мес. |
| Внедрение | Сразу | 1-3 дня | 2-8 недель |
Три ошибки, которые дорого обходятся
Выбирают самую дешёвую систему без контроля сроков. Один пропущенный срок договора аренды может обойтись дороже годовой подписки на нормальную систему.
Тестируют только на демо-данных. Красивый интерфейс с тестовыми данными скрывает неудобство реального использования с вашими реальными данными. Возьмите свои 10 реальных договоров и пройдите весь цикл от регистрации до поиска.
Внедряют без регламента. Программа не наведёт порядок сама. Нужны правила: кто регистрирует, в какие сроки, кто назначает исполнителей, кто обновляет статусы.
О том, как выстроить систему учёта с нуля – в полном руководстве.
FAQ
Есть ли бесплатные программы для учёта договоров?
Да. Nextdoc предлагает бесплатный тариф — до 3 проектов и 1 000 записей без ограничения по времени. Этого достаточно для малой организации или для полноценного тестирования перед переходом на платный тариф.
Можно ли вести учёт договоров аренды в Nextdoc?
Да. Для договоров аренды настраивается специальный тип с полями «Объект аренды», «Арендодатель», «Площадь», «Ставка», «График платежей». Уведомления о приближении даты окончания аренды настраиваются отдельно для этого типа.
Нужна ли электронная подпись для работы с системой?
Нет. Электронная подпись нужна для придания юридической силы электронному оригиналу. Система учёта в Nextdoc работает со сканами и электронными копиями и в большинстве случаев подпись не требуется.
