Программа для регистрации документов: как выбрать и внедрить

По данным исследования McKinsey & Company ежегодно организации теряют от 20 до 30% рабочего времени сотрудников на поиск документов. Не трудно подсчитать, что в небольшой компании с 20 сотрудниками это около 7900 потерянных рабочих часов в год. Один из главных виновников — отсутствие нормальной системы регистрации документов.

В этой статье разберём, как выбрать программу для регистрации документов, на что обратить внимание и как внедрить её с минимальными затратами времени и ресурсов.

Что такое регистрация документов?

Регистрация документа — это фиксация ключевых реквизитов документа (уникальный номер, дата, автор, содержание, ответственный) в единой системе учета. Без этого шага документ существует сам по себе: никто не знает, получили ли его, кто должен ответить и в какие сроки.

Последствия отсутствия регистрации предсказуемы:

• пропущенные сроки ответа на письма и запросы
• невозможность быстро найти нужную информацию
• пропавшие  документы
• отсутствие контроля за исполнением поручений.

Программа для регистрации документов закрывает все эти проблемы: каждый входящий, исходящий и внутренний документ получает номер, дату, ответственного и статус. Функции поиска, истории изменения, уведомлений о сроках и аналитики позволяют значительно повысить эффективность рабочих процессов.

Бумажный журнал, Excel или специализированная программа?

Обычно организации используют один из следующих подходов к регистрации документов:

1. Бумажный журнал регистрации. Работает при объёме до 20 документов в день и небольшом числе сотрудников. Главная проблема здесь это невозможность поиска и совместной работы.
2. Excel или Google Sheets. Удобен для маленьких команд, бесплатен, но при совместной работе в программе более 3 сотрудников начинаются серьезные проблемы (конфликты версий, случайные удаления строк, ограниченные возможности разграничения доступа и т.д.).
3. Специализированная программа. Подходит для любых объёмов, обеспечивает контроль, поиск, разграничение прав и историю изменений.

Переход на специализированную программу оправдан если выполняется одно  из следующих условий: 

• больше 3 сотрудников работают с документами; 
• объем регистрируемых дркументов превышает 10 документов в день; 
• требуется контроль сроков исполнения.

5 ключевых функций, на которые стоит обратить внимание при выборе программы

Изучая рынок, вы столкнетесь с десятками решений — от сложных корпоративных СЭД до простых таблиц в облаке. Чтобы не потеряться, сфокусируйтесь на пяти основных функциях:

• Единый журнал для всех видов документов. Все типы документов — в одной системе, с единым поиском. 
• Гибкие карточки документов. Для каждого типа документа (письмо, приказ, договор, заявление и т.д.) должен быть свой набор полей с возможностью изменения и добавления. Стандартных полей ”Номер документа” и ”Дата документа” часто  бывает недостаточно.
• Разграничение доступа. Бухгалтер не должен видеть документы HR-отдела, а юрист — редактировать реквизиты бухгалтерских документов. Проверьте, можно ли настроить роли/группы пользователей и организовать соответствующее разграничение прав доступа.
• Поиск и фильтры. Найти документ по части номера, дате, контрагенту или содержанию — это базовое требование. Без этого система регистрации не даёт выигрыша во времени.
• Экспорт данных. Возможность выгрузить журнал в Excel — это страховка на случай проверок, смены системы или передачи данных.

 Что выбрать облачную или серверную версию программы

Один из важных вопросов при выборе системы регистрации документов это  размещение данных:

Для большинства небольших организаций (до 50 сотрудников) облачное решение предпочтительнее, так как нет расходов на сервер, быстрый старт, автоматические обновления. Серверное размещение оправдано при повышенных требованиях к безопасности или при наличии внутренних ИТ-ресурсов.

Как Nextdoc решает задачу регистрации документов

Nextdoc — платформа для управления документами и данными, входящая в реестр российского ПО. 

В системе уже есть готовое решение с демо-данными для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, которое можно начать использовать сразу после регистрации.

В решении уже реализованы:

• отдельные разделы для входящих, исходящих и внутренних документов;
• настраиваемые карточки документов для каждого типа документов с произвольным набором полей; 
• разграничение доступа по разделам и ролям;
• настраиваемые уведомления:  
• поиск по всем полям карточек; 
• история изменений каждой записи; 
• экспорт в Excel.

Типичные ошибки при внедрении

Даже хорошая программа не поможет, если её внедряют неправильно. Три самые распространённые ошибки:

1. Импортировать все архивные документы сразу. Не нужно переносить в систему документы за 5 лет в первый день. Начните с текущих документов. Это создаст привычку. Старые документы добавите по мере необходимости.
2. Не обучить сотрудников. Достаточно 30-минутного тренинга по основным операциям: как зарегистрировать документ, как найти нужный, как поставить задачу на исполнение. Это должно снять дискомфорт от смены рабочих инструментов. 
3. Продолжать регистрировать документы в Excel. Если часть сотрудников продолжает вести параллельный журнал в электронной таблице, то система не заработает. Нужно сразу  договориться о единственном источнике информации.

Чек-лист для выбора программы

• Поддерживает все типы документов 
• Гибкие карточки — можно добавлять и изменять поля
• Разграничение доступа по группам и ролям
• Поиск по любому реквизиту карточек
• Экспорт данных и прикрепленных файлов
• Облако с серверами в России
• Бесплатный пробный период или бесплатный тариф

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести регистрацию документов в Excel?

Можно, если в вашей организации меньше 3 человек работают с документами и объём не превышает 10-15 документов в день. При росте нагрузки Excel создаст больше проблем, чем решит: нет истории изменений, легко случайно удалить строку, невозможно ограничить доступ.

Сколько стоит программа для регистрации документов?

Облачные решения начинаются от 0 (бесплатные тарифы) до 500–1 500 рублей на пользователя в месяц. Nextdoc предлагает бесплатный тариф (до 3 проектов) и платные планы от 450 рублей за пользователя.

Как долго занимает внедрение?

От одного рабочего дня при использовании облачного SaaS-решения с готовым шаблоном. Это время уходит на настройку типов документов, добавление пользователей и первичное обучение.