Начать работу

NextDoc vs Google Drive в качестве электронного архива документов

26 Апр 2017

Желание написать данную статью у меня появилось после нескольких обсуждений на наших страницах в социальных сетях.

Эти обсуждения состояли в том, что наши гости задавали похожие вопросы суть которых можно изложить так: “Если я хочу создать электронный архив документов зачем мне NextDoc, если есть Google Drive, Dropbox, Яндекс диск и другие облачные хранилища?”.

Доводов с каждой стороны приводилось много, поэтому чтобы каждый раз не отвечать на один и тот же вопрос, я решил написать отдельную статью и разложить всё по полочкам. В качестве соперника для NextDoc я выбрал Google Drive, так как выводы для других систем будут схожими.

Основное отличие

Начнем с того, что Google Drive является облачным файловым хранилищем. Главная его задача — это хранить файлы, и получать к ним доступ в любое время и в любом месте. Единицей хранения в данном случае является файл.

Nextdoc же в первую очередь является настраиваемой облачной базой данных с возможностью хранить также и файлы. И в качестве электронного архива главная задача базы данных  NextDoc — это  хранение  атрибутивной информации о документах. Именно информация о документе в этом случае является единицей хранения.  При этом, самих файлов или документов может быть больше чем один или их может и не быть вообще.

Использование в качестве электронного архива документов

Сначала надо понять, что главная задача электронного архива документа — это поиск нужного документа и получение полной информации по документу, включая информацию о месте его расположения и, по возможности, электронную версию документа.

Теперь ответим на вопрос: Как можно найти документ?  По его свойствам (атрибутам). Например, договор ищут по номеру договора, дате договора, контрагенту. Также можно использовать сумму и дату окончания договора. На практике используется такой набор свойств, который позволяет однозначно идентифицировать документ и производить поиск .

Стоит также отметить, что, как правило, используется несколько типов документов и  для разных типов документов  набор свойств может быть разным. Например, для писем это будут: входящий номер, исходящий номер, дата входящая, дата исходящая, отправитель и т.д.

Таким образом, для полноценного поиска документов в электронном архиве, нужно хранить информацию о типе документа и свойствах (атрибутах) документа характерных для данного типа документа.

Если всё реализовать таким образом, то Вы можете искать документы по любому набору условий к свойствам документам. Например, найти все документы типа  “Акт”, от определенного контрагента, за определенный промежуток времени.

Теперь посмотрим как это можно реализовать в NextDoc и в Google Drive.

NextDoc

В NextDoc Вы просто создаете тип документа, добавляет для каждого свойства документа нужные поля в карточку документа и вводите в них свойства документов.

В NextDoc есть возможность использовать справочники, календари и поля различного типа, что позволяет существенно сократить время на ввод информации.  Правила и ограничения также позволяют избавиться от типичных ошибок ввода и существенно повысить качество введенной информации.

Но главной прибавки производительности ввода документов мы добиваемся, используя возможность настроить интерфейс так, чтобы окно предпросмотра располагалось рядом с карточкой документа. Пользователь сразу видит, что нужно вводить.

И хотя это весьма логичное решение, но большинство конкурентов всё равно используют предпросмотр в отдельном открывающемся окне, что приводит к лишним действиям пользователя.

Хотелось бы объяснить, почему мы уделяем большое внимание производительности ввода информации о документах. Дело в том, что именно большие затраты на ввод и поддержание актуальности электронного архива становятся основной причиной того, что проекты создания электронных архивов документов терпят крах.

Заметьте также, что в NextDoc есть ещё и возможность связывать документы, то есть например, как в показанном скриншоте акт может ссылается на договор.

После того, как информация по документам будет введена, Вы сможете воспользоваться  поиском и делать практически любые выборки документов.

Пример поискового запроса:

Вы можете добавлять условия на любые свойства документов и объединять их по логическому условию И / ИЛИ.

Такой подход позволяет получить быстрый и однозначный результат.

Более того, Вы можете сохранить условия поиска как фильтр, для использования его тогда, когда Вам понадобится в следующий раз.

Google Drive

В Google Drive поиск ведется в основном по названию документа и есть только одна возможность описать документы, включив все свойства документа в название файла.

При этом мы получим примерно такие названия файлов:

  • Договор №123-58/12 от 14.12.16 ООО Сатурн.pdf
  • Акт №1545 от 15.01.17 ООО Сатурн.pdf
  • и т.п.

В чём данный подход проигрывает предыдущему:

  1. Ввод данных о документе существенно медленнее
  2. Вероятность допущения ошибки при наименовании несоизмеримо выше
  3. Есть ограничение на длину имени файла. Вы можете вводить длинное имя файла, а в результате при сохранении оно будет обрезано и Вы даже этого заметите не сразу
  4. Так как поиск по строке(имя файла) всегда проигрывает поиску по отдельным свойствам, то Вы сможете  выполнить только очень простой поиск документов. Так, например, выбрать документы по диапазону дат Вы не сможете.
  5. Нет возможности установить связи между документами
  6. Нет возможности хранить несколько видов одного и того же документа (например doc версию и отсканированную версию с печатями и подписями) в одной записи. Придется создавая два отдельных файла для одного и того же документа. В этом случае Вы никогда не будете знать точное количество документов.
  7. Нет возможности отсортировать список файлов по одному из свойств документов

Получается, что если Вы будете использовать данный подход, то затраты на ввод и ведение электронного архива документов будут существенно больше, а качество информации и поиска будет хуже.

Подводим итоги

Каждый продукт имеет свою нишу и свои задачи. Облачные файловые хранилища отлично выполняют задачу хранения файлов и в этом NextDoc не может с ними конкурировать.

Но задача создания электронного архива документов — это не задача хранения файлов, это задача ввода, хранения и поиска  информации о документах. И с этим NextDoc справляется однозначно лучше.