Семь вопросов, которые покажут реальное состояние дел в вашей организации.
Прежде чем говорить о системах и инструментах проведем короткую диагностику. Ответьте честно на каждый вопрос.
| Вопрос | Если ответ «нет»… |
|---|---|
| Вы знаете, какие договоры истекают в следующие 30 дней? | Высокий риск автоматической пролонгации на невыгодных условиях |
| По каждому активному договору есть назначенный ответственный? | При проблеме будет непонятно, кто должен реагировать |
| Вы знаете, все ли контрагенты выполняют обязательства в срок? | Нарушения обнаруживаются слишком поздно для санкций |
| По договорам с поэтапной оплатой все этапы оплачены вовремя? | Задолженности накапливаются незаметно |
| Закрывающие документы (акты, накладные) получены по всем договорам? | Налоговые риски при проверке |
| История переписки по договорам сохраняется в одном месте? | При споре невозможно восстановить хронологию |
| Уведомления о сроках приходят автоматически, а не вручную? | Контроль держится на памяти одного человека |
Если больше трёх ответов «нет», то у вас большая проблема в процесса контроля договоров.
Как же её решить?
Четыре направления контроля
Сроки. Срок действия договора, дата пролонгации, даты этапов. Наиболее критичное здесь это пропущенный срок уведомления об отказе от пролонгации. Это может привести к переплате.
Оплаты. График платежей, факт оплаты каждого этапа, задолженности.
Обязательства. Выполнено ли прописанное в договоре: поставлен ли товар, оказаны ли услуги, выполнены ли работы.
Строить учёт обязательств помогает правильно организованная система – об этом в руководстве.
Документы. Получены ли закрывающие документы: акты, накладные, счета-фактуры. Отсутствие этих документов создаёт существенные риски при налоговых проверках.
Как настроить контроль сроков: от Excel к автоматизации
Большинство организаций проходят через три стадии контроля сроков договоров.
Стадия 1.Память и напоминания в телефоне. Работает для одного-двух договоров и перестаёт работать при увеличении.
Стадия 2. Формулы в Excel. Добавьте столбец «Дней до окончания» с формулой =H2-СЕГОДНЯ() и условное форматирование: красный при значении меньше 7, жёлтый при меньше 30. Сортируйте по этому столбцу.
При этом подходе требуется дисциплина – нужно регулярно открывать файл и смотреть.
Правила нумерации и структуру журнала мы разбирали в статье о журнале регистрации договоров.
Стадия 3. Автоматические уведомления в системе. Уведомление приходит конкретному ответственному за 30, 14 и 7 дней и не требует ручной проверки.
📸 Уведомление об истекающем договоре в Nextdoc
Контроль оплат: что фиксировать
| Что контролируем | Что фиксируем | Как отслеживаем |
|---|---|---|
| График платежей | Дата и сумма каждого этапа оплаты | Отдельные записи или поле «Этапы» |
| Факт оплаты | Дата фактического платежа, сумма | Статус этапа «Оплачен» |
| Задолженность | Сумма просроченных платежей | Фильтр по просроченным этапам |
| Закрывающие документы | Получены ли счёт, акт, УПД? | Прикреплённые файлы в карточке |
Контроль обязательств: три основных правила
- Разбивайте на этапы с конкретными результатами. «Оказание услуг по договору» это не этап. «Предоставление отчёта за март до 5 апреля» это этап. Чем конкретнее формулировка , тем проще контролировать.
- Фиксируйте факт, а не намерение. Обязательство выполнено – прикрепите акт или накладную и смените статус. Устные подтверждения не считаются.
- Фиксируйте нарушения сразу. Обнаружили нарушение – запишите дату, опишите суть, прикрепите переписку. Документированная история нарушений критически важна при судебном разрешении спора.
📸 Карточка договора в Nextdoc с разделом «Документы и платежи»
Как реализован контроль в Nextdoc
Nextdoc позволяет настроить контроль исполнения без сложной настройки и программирования.
Поля типа «Дата» с настройкой уведомлений. Для каждой важной даты задается напоминание за N дней.
Настраиваемые статусы договора: Проект / На согласовании / Действующий / Исполнен / Просрочен. Задаются уведомления при смене статуса пользователям, которые участвуют в этапе.
История изменений. Каждое изменение статуса фиксируется в истории с указанием с пользователя сделавшим изменение и временем изменени.
Связанные документы. Акты, счета и допсоглашения хранятся в рамках одной карточки договора.
Об организации хранения всего этого – в статье об электронном архиве договоров.
Типичные ошибки в контроле
⚠ Контролируют только срок окончания, а не промежуточные даты. Договор ещё действует, но несколько этапов может быть уже просрочено.
⚠ Уведомления идут «в никуда» – на общую почту отдела, которую никто не читает. Уведомление должно идти конкретному человеку, принимающему решения.
⚠ Нет подстраховки. Если исполнитель не отреагировал на уведомление, то руководитель должен получить сигнал через 2-3 дня.
Автоматические уведомления, контроль сроков и статусов – без программирования.
FAQ
Как контролировать срок действия договоров в Excel?
Добавьте столбец «Дней до окончания» с формулой =дата_окончания-СЕГОДНЯ(). Если отсортировать значения, то истекающие окажутся сверху. Добавьте условное форматирование: жёлтый при меньше 30 дней, красный при меньше 7. Это работает, но требует регулярной ручной проверки. В специализированной системе уведомление приходит автоматически.
Что делать при нарушении контрагентом обязательств?
Зафиксируйте факт нарушения в системе: дата обнаружения, описание, прикреплённая переписка. Измените статус договора. Направьте претензию и зафиксируйте её тоже. Документированная история нарушений очень важна при судебном разрешении спора.
