Регистрация входящих и исходящих документов

Руководство пользователя

О шаблоне

Шаблон «Регистрация входящих и исходящих документов» — это облачное решение, разработанное на базе платформы NextDoc, предназначенное для автоматизации работы с документами в организациях любого масштаба, от первичной регистрации до архивного хранения.

Решение интегрируется в существующие бизнес-процессы и предоставляет удобный интерфейс для работы с документами в режиме реального времени с любого устройства.

Наша платформа NextDoc предлагает мощный инструмент для работы с документами любого типа. Концепция платформы, система адаптируется под конкретные задачи и процессы пользователя.

Наша философия — «Система, которую можно подстроить под вас».

Конструктор предлагает широкий выбор предустановленных и настраиваемых гибких шаблонов, которые можно использовать в различных отраслях и под любые задачи. Это позволяет существенно сократить время и усилия, затрачиваемые на создание документов с нуля.

Руководство содержит описание функциональных возможностей шаблона, порядок работы с ним и рекомендации по использованию для регистрации, обработки и контроля движения документов, управления внутренней документацией.

Готовы начать? Переходите к главе «Начало работы» →

Начало работы

Создание аккаунта

Перейдите на сайт .

Нажмите кнопку «Начать работу».

Введите ваш email и нажмите «Начать работу бесплатно».:

Заполните форму:

• Имя и фамилия.
• Email (используется для входа).
• Пароль.

Нажмите «Создать аккаунт».

Подтвердите email, введя код из письма

Выбор шаблона проекта

После подтверждения аккаунта, выберите шаблон: «Регистрация входящих/исходящих документов» и нажмите «Далее».

Создание проекта

Укажите название проекта (например, «Регистрация входящих/исходящих документов ООО «Оптима»).

Задайте префикс адреса (например, riodoptima).

Адрес должен быть уникальным. Если он занят, система предложит другой вариант.

Нажмите «Создать проект».

После успешного создания, появится соответствующее сообщение и откроется интерфейс системы с готовыми шаблонами документов.

Добавление пользователей

Создатель (администратор) проекта имеет возможность предоставлять доступ пользователям ко всему проекту документов либо к каким-то отдельным его разделам и подразделам.

Для того чтобы добавить нового пользователя, надо:

Нажмите кнопку «Пригласить»в верхнем правом углу рабочего экрана

В появившемся окне введите email всех пользователей, которых вы хотите пригласить и сделайте настройки прав доступа.

Наименование поля	Описание поля
Пользователи	В данном поле необходимо ввести имя или email пользователя/список email-ов, которому предоставляется доступ.
Группа	В данном поле можно выбрать группу пользователей, если пользователи уже созданы и перенесены в группу пользователей (например: вы создали группу пользователей секретариат, которые отвечают за регистрацию документов)
Доступные разделы	Поле позволяет выбрать разделы в классификаторе проекта на которые необходимо предоставить доступ и дать доступ на чтение или редактирование этих разделов (например, группа пользователей Бухгалтерия, выбранные разделы Бухгалтерия, права на чтение или редактирование).
Права доступа	Устанавливает доступ к данному проекту. Существует несколько вариантов прав доступа: Просмотр и редактирование документов; Редактирование классификатора; Редактирование типов документов и справочников; Редактирование справочников; Создание и изменение общих представлений таблицы; Управление пользователями; Управление резервным копированием. Возможно выбрать сразу все или несколько вариантов прав доступа к проекту.

После выбора всех настроек нажмите кнопку «Пригласить пользователя». Пользователь добавится в окно Пользователи проекта:

Интерфейс пользователя

Интерфейс NextDoc состоит из нескольких панелей (от одной до восьми), каждую из которых можно изменять, скрывать/отображать, изменять её размеры.

1. Панель общей навигации и настроек. (Центральная верхняя панель интерфейса) На этой панели можно выбирать текущий проект, управлять другими панелями и виджетами, перейти в общие настройки системы или редактор профиля. Данную панель можно скрыть щелчком мыши по разделительной линии.

2. Структура данных. (Левая верхняя панель интерфейса) Позволяет управлять иерархической структурой данных и осуществлять навигацию по ней.

3. Список документов. (Центральная панель интерфейса) Отображает список выбранных документов в зависимости от выбранного раздела в структуре данных или условий поиска.

4. Свободные панели. (Левая нижняя панель интерфейса, Центральная нижняя панель интерфейса, Правая панель интерфейса)

В свободной панели может быть отображён один из имеющихся в системе виджетов

Виджеты дают возможность расширить функционал nextdoc.ru, позволяя, например, получить дополнительные варианты отображения информации, управлять поиском, совместной работой и изменением данных. Размещая нужные виджеты в той или иной свободной панели и изменяя их размеры, можно добиться оптимального интерфейса для решения конкретных задач.

На предоставленном ниже скриншоте приведен вариант отображения 3-х виджетов:

• карточка документа
• предпросмотр прикреплённых к документу файлов
• поиск

Схема процессов документооборота

Маршруты обработки документов:

Основной процесс (синие стрелки)
Входящий документ → Исходящий документ → Заявка на доставку
Пример: Регистрация письма → Формирование ответа → Отправка курьером.

Процесс с согласованием (оранжевые стрелки)
Входящий документ → Задача → Исходящий документ → Заявка на доставку
Пример: Поступление договора → Проверка юристом → Подписание → Отправка контрагенту

Процесс исполнения (желтые стрелки)
Внутренний документ → Задача → Заявка на доставку
Пример: Приказ директора → Исполнение поручения → Отправка отчета по поручению

Прямая обработка (зеленые стрелки)
Внутренний документ → Заявка на доставку
Пример: Счет → Передача в бухгалтерию

Инициирующий процесс (серые стрелки)
Задача → Внутренний документ → Заявка на доставку
Пример: Поручение → Создание отчета → Отправка руководителю

ВХ → ИСХ → Доставка
Прямая обработка входящего документа с последующей отправкой

ВХ → Задача → ИСХ → Доставка
Документ требует дополнительного задания перед обработкой

ВН → Задача → Доставка
Внутренний документ с назначенным заданием

ВН → Доставка
Прямая обработка внутреннего документа

Задача → ВН → Доставка
Процесс, инициированный заданием

* ВХ — Входящий документ
ИСХ — Исходящий документ
Доставка — Заявка на доставку

Процессы регистрации входящих/исходящих/внутренних документов/ Доставки/ Постановки задач

Регистрация входящего документа

Откройте раздел «Входящие документы» → выберите подразделение (раздел классификатора) → нажмите «Создать».

Заполните поля:

Наименование поля	Описание поля
Вх. № документа*	Автоматическое заполнение
Дата регистрации*	Текущая дата по умолчанию
Исх. № отправителя*	Заполняется при необходимости, с шапки письма
Дата отправителя*	Заполняется при необходимости, с шапки письма
Отправитель*	Справочник «Получатель/Отправитель» юрид. лица, подразделения, филиалы
Подразделение-получатель*	Справочник «Получатель/Отправитель» юрид. лица, подразделения, филиалы
Сотрудник-получатель*	Справочник «Сотрудники» ФИО
Способ доставки*	Справочник «Способ доставки»
Вид документа*	Справочник «Вид документа» обобщенный или конкретный вид документы
Регистратор документов*	Справочник «Сотрудники» ФИО, ответственное лицо
Приоритет	Справочник «Приоритет» По умолчанию Обычный
Контактные данные отправителя	Заполняется при необходимости
Статус доставки	Справочник «Статус доставки»
Примечание	Доп. информация. Заполняется при необходимости
Раздел классификатора	Если документ регистрируется из общей папки, укажите «Раздел классификатора = Подразделение» в ручную
Состав документов	Описание содержимого
Файл и/или Файлы*	Загрузите скан документа (поддерживаются все форматы)
Опись документов	Добавьте, если есть документ
Связанные документы «Исходящие документы»	Поле для Создания/Привязки исходящего документа без перехода в раздел «Исходящие документы»
Связанные документы «Задачи»	Поле для Создания/Привязки Задачи без перехода в раздел «Задачи»
Предоставить доступ	Группа полей. Позволяет настроить права доступа к карточке документа для определенных групп пользователей и конкретных пользователей
Создал	Автоматически отображает пользователя, который создал документ в системе

*-обязательные поля

Регистрация исходящего документа

Откройте раздел «Исходящие документы» → выберите подразделение (раздел классификатора) → нажмите «Создать».

Заполните поля:

Наименование поля	Описание поля
Исх. № документа	Автоматическое заполнение
Дата регистрации	Текущая дата по умолчанию
Исх. № получателя	Заполняется при необходимости, из шапки письма
Дата получателя	Заполняется при необходимости, из шапки письма
Получатель	Справочник «Получатель/Отправитель» юрид. лица, подразделения, филиалы
Адрес получателя	Заполняется в ручную
Контактные данные получателя	Заполняется в ручную
Подразделение-отправитель	Справочник «Получатель/Отправитель» юрид. лица, подразделения, филиалы
Сотрудник-отправитель*	Справочник «Сотрудники» ФИО
Способ доставки	Справочник «Способ доставки»
Вид документа	Справочник «Вид документа» обобщенный или конкретный вид документы
Регистратор документов	Справочник «Сотрудники» ФИО, ответственное лицо
Приоритет	Справочник «Приоритет» По умолчанию Обычный
Статус доставки	Справочник «Статус доставки»  По умолчанию Отправлено
Примечание	Доп. информация. Заполняется при необходимости
Раздел классификатора	Если документ регистрируется из общей папки или из документа ВХ, укажите «Раздел классификатора = Подразделение» в ручную
Состав документов	Описание содержимого
Файл и/или Файлы	Загрузите скан документа (поддерживаются все форматы)
Опись документов	Добавьте, если есть документ
Связанные документы «Доставка»	Поле для Создания/Привязки Доставки без перехода в раздел «Доставка»
Связанные документы «Входящие документы»	Поле связи текущего документа с разделом «Входящие документы»
Связанные документы «Задачи»	Поле связи текущего документа с разделом «Задача»
Предоставить доступ	Группа полей. Позволяет настроить права доступа к карточке документа для определенных групп пользователей и конкретных пользователей
Создал	Автоматически отображает пользователя, который создал документ в системе

*-обязательные поля

Регистрация внутреннего документа

Откройте раздел «Внутренние документы» → выберите подразделение (раздел классификатора) → нажмите «Создать».

Заполните поля:

Наименование поля	Описание поля
Вн. № документа*	Автоматическое заполнение
Дата регистрации*	Текущая дата по умолчанию
Подразделение-отправитель*	Справочник «Получатель/Отправитель» юрид. лица, подразделения, филиалы
Сотрудник-отправитель*	Справочник «Сотрудники» ФИО
Подразделение-получатель*	Справочник «Получатель/Отправитель» юрид. лица, подразделения, филиалы
Сотрудник-получатель*	Справочник «Сотрудники» ФИО
Способ доставки	Справочник «Способ доставки» По умолчанию Внутренняя передача
Вид документа*	Справочник «Вид документа» обобщенный или конкретный вид документы
Регистратор документов*	Справочник «Сотрудники» ФИО, ответственное лицо
Приоритет	Справочник «Приоритет» По умолчанию Обычный
Статус доставки	Справочник «Статус доставки»  По умолчанию Отправлено
Примечание	Доп. информация. Заполняется при необходимости
Раздел классификатора	Если документ регистрируется из общей папки или из документа ВХ, укажите «Раздел классификатора = Подразделение» в ручную
Состав документов	Описание содержимого
Файл и/или Файлы*	Загрузите скан документа (поддерживаются все форматы)
Опись документов	Добавьте, если есть необходимость
Связанные документы «Доставка»	Поле связи текущего документа с разделом «Доставка»
Связанные документы «Задачи»	Поле связи текущего документа с разделом «Задача»
Предоставить доступ	Группа полей. Позволяет настроить права доступа к карточке документа для определенных групп пользователей и конкретных пользователей
Создал	Автоматически отображает пользователя, который создал документ в системе

*-обязательные поля

Доставка документов

Откройте раздел «Доставка» → нажмите «Создать».

Заполните поля:

Наименование поля	Описание поля
Дата*	Текущая дата по умолчанию
Подразделение-отправитель*	Справочник «Получатель/Отправитель» юрид. лица, подразделения, филиалы
Сотрудник-отправитель*	Справочник «Сотрудники» ФИО
Получатель*	Справочник «Получатель/Отправитель» юрид. лица, подразделения, филиалы
Адрес получателя*	Заполняется в ручную
Контактные данные получателя*	Заполняется в ручную
Статус доставки*	Справочник «Статус доставки»  По умолчанию Отправлено
Приоритет	Справочник «Приоритет» По умолчанию Обычный
Способ доставки*	Справочник «Способ доставки»
Срок исполнения*	Заполняется дата
Курьер*	Справочник «Сотрудники» ФИО
Вид документа	Справочник «Вид документа» обобщенный или конкретный вид документы
Состав документов*	Описание содержимого
Примечание	Доп. информация. Заполняется при необходимости
Связанные документы «Исходящие документы»	Поле связи текущего документа с разделом «Исходящие документы»
Связанные документы «Внутренние документы»	Поле связи текущего документа с разделом «Внутренние документы»
Создал	Автоматически отображает пользователя, который создал документ в системе

*-обязательные поля

Задачи

Откройте раздел «Задачи» → нажмите «Создать».

Заполните поля:

Наименование поля	Описание поля
Дата создания*	Текущая дата по умолчанию
Постановщик*	Справочник «Сотрудники» ФИО
Подразделение-постановщик	Справочник «Получатель/Отправитель» юрид. лица, подразделения, филиалы
Исполнитель*	Справочник «Сотрудники» ФИО
Подразделение-исполнитель	Справочник «Получатель/Отправитель» юрид. лица, подразделения, филиалы
Соисполнитель	Справочник «Сотрудники» ФИО
Срок исполнения*	Дата (заполняется в ручную) Возможность указать время
Статус задачи*	Справочник «Статус задачи»
Название задачи*	Текст, заполняется в ручную
Описание задачи*	Текст, заполняется в ручную
Отчет об исполнении	Текст, заполняется в ручную
Связанные документы «Входящие документы»	Поле связи текущего документа с разделом «Входящие документы»
Связанные документы «Исходящие документы»	Поле для Создания/Привязки Исходящего документа без перехода в раздел «Исходящие документы»
Связанные документы «Внутренние документы»	Поле связи текущего документа с разделом «Внутренние документы»
Создал	Автоматически отображает пользователя, который создал документ в системе

*-обязательные поля

Дополнительные функции решения

Кроме описанных выше стандартных функции, решение обладает множество других функциональных возможностей, существенно упрощающих и ускоряющих работу с решением:

• Присвоение уникальных номеров и автоматическая фиксация даты регистрации.
• Группировка документов по разделам, подразделениям, видам документов и другим критериям.
• Загрузка документов в форматах PDF, Word, Excel и других форматах.
• Групповая загрузка файлов.
• Разграничение прав доступа по пользователям, группам пользователей, ролям, разделам, папкам, документам и полям.
• Поиск по структуре данных, полям, ключевым словам и тегам.
• Пользовательские поисковые фильтр.
• Групповое изменение полей.
• Автозаполнение полей.
• Настраиваемые подсказки.
• Автоматическое вычисление значений полей.
• Просмотр документов в системе (включая многостраничные) с зуммированием и позиционированием.
• Создание справочников.
• Журнал истории всех действий с документами.
• Просмотр и создание связей между документами.
• Назначение ответственных сотрудников.
• Создание задач на основании документов.
• Отслеживание статусов документов.
• Контроль сроков исполнения.
• Автоматические уведомления (email-оповещения, оповещения внутри приложения).
• Добавление комментариев и отметок.
• Зональное распознавание текста из загруженных файлов.
• Резервное копирование.
• Экспорт/импорт документов и реестров.
• Создание ссылок на разделы и записи для передачи информации коллегам.
• Создание карточки документа из карточки другого раздела.
• Создание индивидуальных и стандартных шаблонов документов.
• Мобильное приложение.