Формы для заполнения

Форма для заполнения — это общедоступная веб-страница, через которую любой человек, даже не зарегистрированный в NextDoc, может добавить документ (запись)^* в ваш проект: заполнить поля и прикрепить файл.

Так удобно принимать обращения, заявки и входящие документы от клиентов и партнёров. Ссылку на форму можно отправить письмом, распечатать в виде QR-кода или встроить в страницу своего сайта.

Создавать формы могут пользователи с правом Создание форм для заполнения (группа прав Редактирование документов).

Создание формы

1. Нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу окна NextDoc и выберите пункт Формы для заполнения:
   
   Откроется окно Формы для заполнения со списком форм проекта:
   
2. Нажмите кнопку Новая форма. Откроется окно Форма для заполнения:
   
3. Нажмите на поле Тип создаваемых документов и выберите тип записи, с которым будут создаваться документы (записи) из формы:
   
4. Нажмите на поле Поля, доступные для заполнения, отметьте в окне Поля формы поля, которые будут показаны на форме, и нажмите кнопку Выбрать. Если поля не выбирать, на форме будут показаны все поля типа записи:
   
5. Нажмите на значок выбора раздела в поле Раздел для новых документов, выберите раздел, в который будут попадать документы (записи) из формы, и нажмите кнопку Выбрать:
   
6. При необходимости настройте заголовок, надписи на кнопках и дополнительные параметры (см. «Параметры формы»). Изменённые поля подсвечиваются зелёным:
   
7. Нажмите кнопку Создать.
   Появится сообщение Общий доступ к форме открыт, а внизу окна — кнопки для распространения формы:
   

Чтобы закрыть окно без создания формы, нажмите на крестик в правом верхнем углу. Кнопка Отменить только очищает введённые значения.

Распространение формы

Кнопки для распространения формы есть внизу окна Форма для заполнения, на панели инструментов окна Формы для заполнения и в контекстном меню формы в списке.

Скопировать ссылку. Нажмите кнопку Копировать — ссылка на форму будет скопирована в буфер обмена.

Отправить ссылку по почте. Нажмите кнопку Отправить, введите адрес получателя в поле Адрес электронной почты и нажмите кнопку ОК. Сообщение об отправке не появляется — окно просто закроется:

Получить QR-код. Нажмите кнопку QR-код. Чтобы сохранить код, нажмите кнопку Скачать — QR-код сохранится в файл Nextdoc_form_qr.png (изображение 256×256 пикселей):

Встроить форму на сайт.

1. Нажмите кнопку Вставка на web-сайт.
2. Настройте размер формы: потяните мышью за правый нижний угол области предпросмотра. Значения width и height в коде изменятся автоматически.
3. Нажмите значок копирования справа от кода и вставьте код в HTML-страницу своего сайта:
   

Посмотреть форму. Нажмите кнопку Показать — форма откроется в текущей вкладке браузера так, как её увидит внешний пользователь. Чтобы вернуться в NextDoc, нажмите в браузере кнопку «Назад».

Как заполняет форму внешний пользователь

1. Пользователь открывает ссылку на форму. Входить в NextDoc не нужно. Если форма защищена паролем, сначала нужно ввести пароль и нажать кнопку Открыть форму:
   
2. Пользователь заполняет поля:
   
3. Чтобы прикрепить файл, пользователь нажимает на надпись <выберите или перетащите сюда файл> или перетаскивает файл на неё. После загрузки появляется миниатюра файла:
   
4. Пользователь нажимает кнопку сохранения (в примере — Отправить). Появляется сообщение об успешном сохранении:
   

Чтобы поправить только что отправленные данные, пользователь нажимает Исправить в левом верхнем углу, меняет поля и нажимает кнопку Исправить внизу формы. Изменения сохраняются в тот же документ (запись). Кнопка внизу (в примере — Отправить ещё одно обращение) открывает форму для нового документа (записи).

Где появляется результат

1. В структуре данных выберите раздел, указанный в параметре Раздел для новых документов. Новый документ (запись) появится в списке документов раздела:
   
2. Откройте документ (запись) двойным щелчком. Поля, которых не было на форме, заполняются так же, как при обычном создании документа (записи): например, счётчиком и значениями по умолчанию:
   
3. На вкладке История первой записью будет Документ создан в форме для заполнения. Автором изменений указан пользователь, создавший форму:
   

Изменение формы

1. Откройте окно Формы для заполнения (шестерёнка → Формы для заполнения).
2. Нажмите на форму правой кнопкой мыши и выберите пункт Изменить. Эта же кнопка есть на панели инструментов окна:
   
3. Измените параметры и нажмите кнопку Сохранить. Ссылка на форму при этом не меняется.

Защита формы паролем

1. Откройте форму на изменение (или создайте новую) и включите переключатель Требуется ввести пароль.
2. Введите пароль в поле Придумайте пароль и повторите его в поле Введите пароль ещё раз:
   
   Если пароли не совпадают, поля подсвечиваются красным и появляется подсказка Введенные пароли не совпадают — форму в таком состоянии сохранить нельзя:
   
3. Нажмите кнопку Сохранить (при создании формы — Создать).

Внешний пользователь при переходе по ссылке увидит сообщение Эта форма защищена паролем. При неверном пароле форма не открывается и появляется сообщение Вы ввели неправильный пароль.

Удаление формы

1. Откройте окно Формы для заполнения.
2. Нажмите на форму правой кнопкой мыши и выберите пункт Удалить (или нажмите кнопку Удалить на панели инструментов).
3. Подтвердите удаление в окне Удаление формы кнопкой ОК:
   
   После удаления по ссылке на форму открывается сообщение Эта ссылка недействительна. Документы (записи), созданные через форму раньше, остаются в проекте:
   

Параметры формы