CRM для бухгалтерской компании и аутсорсинга — личный кабинет, задачи и документы
Бухгалтерские компании, работающие на аутсорсинге, ежедневно сталкиваются с одними и теми же проблемами: документы приходят из разных каналов, задачи теряются, сроки контролируются вручную, а взаимодействие с клиентами становится непрозрачным.
В результате:
- часть документов теряется
- задачи выполняются с задержками
- клиенты постоянно уточняют статус
- сотрудники перегружены ручной работой
Решение — это единая система управления бухгалтерским обслуживанием, которая объединяет:
- CRM (учёт клиентов и контактов)
- личные кабинеты клиентов
- обмен документами
- постановку задач
- контроль сроков и уведомления
- архив документов
Именно такую систему реализует шаблон CRM для бухгалтерских компаний в Nextdoc.
Этот шаблон позволяет:
- выстроить прозрачное взаимодействие с клиентами
- исключить потери документов
- контролировать загрузку сотрудников
- автоматизировать уведомления и сроки
- дать клиенту понятный личный кабинет
Ниже приведено подробное описание структуры и настройки шаблона, которое можно использовать как:
- готовое решение для внедрения
- инструкцию для настройки
- основу для адаптации под конкретную компанию
Шаблон предназначен для взаимодействия между компанией-аутсорсером бухгалтерских услуг и её клиентами.
Основные решаемые задачи:
- Обмен данными и файлами
- Постановка задач для исполнителей и для клиентов
- Отслеживание сроков обработки документов и выполнения задач
- Информирование клиентов о статусе поставленных ими задач и присланных документов
- Контроль за деятельностью исполнителей, их нагрузкой и просроченными задачами
- Формирование архива документов для клиентов
1. Структура шаблона
1.1.Типы записей
В шаблоне созданы 6 типов записей:
- Документ
- Задача для бухгалтера
- Задача для клиента
- Исполнитель
- Клиент
- Контакт
1.2 Структура классификатора
Пример структуры классификатора:
Личный кабинет / Ромашка ООО / Для загрузки документов
Личный кабинет / Ромашка ООО / Задачи для бухгалтера
Личный кабинет / Ромашка ООО / Задачи для клиента
Личный кабинет / Ромашка ООО / Архив документов / 2026 / Банк
Личный кабинет / Ромашка ООО / Архив документов / 2026 / Налоги
Личный кабинет / Ромашка ООО / Архив документов / 2026 / Отчетность
Личный кабинет / Ромашка ООО / Архив документов / 2026 / Поставщики
Личный кабинет / Ромашка ООО / Архив документов / 2026 / Продажи
Личный кабинет / Ромашка ООО / Архив документов / 2026 / Прочие
Личный кабинет / Ромашка ООО / Данные о клиенте
Личный кабинет / Эверест ООО / Для загрузки документов
Личный кабинет / Эверест ООО / Задачи для бухгалтера
Личный кабинет / Эверест ООО / Задачи для клиента
Личный кабинет / Эверест ООО / Архив документов / 2026 / Банк
Личный кабинет / Эверест ООО / Архив документов / 2026 / Налоги
Личный кабинет / Эверест ООО / Архив документов / 2026 / Отчетность
Личный кабинет / Эверест ООО / Архив документов / 2026 / Поставщики
Личный кабинет / Эверест ООО / Архив документов / 2026 / Продажи
Личный кабинет / Эверест ООО / Архив документов / 2026 / Прочие
Личный кабинет / Эверест ООО / Данные о клиенте
…
… и т.д. для всех клиентов
…
Исполнители
Общие задачи
Внутренние документы
1.3 Пояснение к структуре
Для каждого клиента создается личный кабинет, состоящий из основных разделов:
| Раздел | Тип записей в разделе | Назначение |
| Для загрузки документов | тип записей «Документ» | Предназначен для загрузки документов клиентом (например, счёт, акт и т.д.) |
| Задачи для бухгалтера | тип записей «Задача для бухгалтера» | Предназначен для создания задачи для бухгалтера (например, оплата счёта). Тут же бухгалтер или его руководитель, сам может создать (запланировать) задачу для себя (например, сдача отчётности) |
| Задачи для клиента | тип записей «Задача для клиента» | Предназначен для создания задачи для клиента. Например, предоставить документы. |
| Архив документов (с подразделами по типам документов) | тип записей «Документ» | Предназначен для хранения всех обработанных и сформированных исполнителем документов. |
| Данные о клиенте | тип записей «Контакт» и «Клиент» | Содержит данные о клиенте и контактных лицах клиента |
Также есть разделы:
| Раздел | Тип записей в разделе | Назначение |
| Исполнители | тип записей «Исполнитель» | Содержит карточки исполнителей — сотрудников компании-аутсорсера |
| Общие задачи | тип записей «Задача для бухгалтера» | Предназначен для создания внутренних задач компании-аутсорсера |
| Внутренние документы | тип записей «Документ» | Предназначен для хранения внутренних документов компании-аутсорсера |
2. Расчётные поля
В каждом типе записей есть поле «Код», которое формируется по шаблону. Например, для документов это префикс «DOC-» и сквозная нумерация (DOC-00001, DOC-00002).
Тип записи «Документ»
| Поле | Действие |
| Поле «Статус документа» | Для новых документов заполняется значением по умолчанию «Новый». |
| Поле «Исполнитель» | Заполняется автоматически при выборе значения в поле «Клиент» из поля «Ответственный исполнитель» в карточке клиента. |
Тип записи «Задача для бухгалтера»
| Поле | Действие |
| Поле «Статус» | Для новых задач заполняется значением по умолчанию «Новая». |
| Поле «Исполнитель» | Заполняется автоматически при выборе значения в поле «Клиент» из поля «Ответственный исполнитель» в карточке клиента. |
| Поле «Соблюдение срока» | Заполняется значением «Просрочена», если текущая дата больше значения, указанного в поле «Срок выполнения». |
| Поле «Пользователь Nextdoc исполнителя» | Заполняется автоматически при выборе значения в поле «Клиент» из поля «Пользователь Nextdoc исполнителя» в карточке клиента. |
| Поле «Пользователь Nextdoc клиента» | Заполняется автоматически при выборе значения в поле «Клиент» из поля «Пользователь Nextdoc клиента» в карточке клиента. |
Тип записи «Задача для клиента»
| Поле | Действие |
| Поле «Статус» | Для новых задач заполняется значением по умолчанию «Новая». |
| Поле «Постановщик» | Заполняется автоматически при выборе значения в поле «Клиент» из поля «Ответственный исполнитель» в карточке клиента. |
| Поле «Соблюдение срока» | Заполняется значением «Просрочена», если текущая дата больше значения, указанного в поле «Срок выполнения». |
| Поле «Пользователь Nextdoc исполнителя» | Заполняется автоматически при выборе значения в поле «Клиент» из поля «Пользователь Nextdoc исполнителя» в карточке клиента. |
| Поле «Пользователь Nextdoc клиента» | Заполняется автоматически при выборе значения в поле «Клиент» из поля «Пользователь Nextdoc клиента» в карточке клиента. |
Тип записи «Клиент»
| Поле | Действие |
| Поле «Пользователь Nextdoc исполнителя» | Заполняется автоматически при выборе значения в поле «Ответственный исполнитель» из поля «Пользователь Nextdoc исполнителя» в карточке исполнителя. |
3. Совместная работа и права доступа
В шаблоне созданы группы пользователей:
- Администрация
- Клиенты
- Исполнители
Для каждой группы установлены следующие общие функциональны права:
| Право доступа | Администрация | Клиенты | Сотрудники |
| Просмотр записей | Да | Да | Да |
| Экспорт данных | Да | Нет | Нет |
| Скачивание файлов | Да | Да | Да |
| Создание ссылок общего доступа | Да | Нет | Нет |
| Редактирование записей | Да | Нет | Да |
| Добавление записей | Да | Нет | Да |
| Удаление записей | Да | Нет | Нет |
| Удаление только своих записей | Да | Нет | Да |
| Загрузка и изменение файлов | Да | Нет | Да |
| Удаление файлов | Да | Нет | Нет |
| Создание форм для заполнения | Да | Нет | Нет |
| Редактирование классификатора | Да | Нет | Нет |
| Редактирование типов записей и справочников | Да | Нет | Нет |
| Редактирование справочников | Да | Нет | Нет |
| Создание и изменение общих представлений таблиц | Да | Нет | Нет |
| Управление пользователями | Да | Нет | Нет |
| Управление резервным копированием | Нет | Нет | Нет |
Для групп пользователей установлены следующие разрешения на уровне разделов, типов и отдельных полей:
| Группа пользователей | Для кого | Права |
| Администрация | Для руководителей компании-аутсорсера | Все права |
| Клиенты | Для клиентов | Доступ только к разделам личного кабинета своей компании и разделу «Исполнители».
Внутри личного кабинета: Доступ на редактирование к разделам «Для загрузки документов», «Задачи для бухгалтера», « Задачи для клиента». Доступ на чтение для разделов «Архив документов», «Данные о клиенте», «Исполнители» Тип записей «Документ» в разделе «Для загрузки документов»: Запрет на изменение данных при смене статуса с «Новый» на «В работе» или «Обработан». Запрет просмотра полей «Исполнитель», «Пользователь Nextdoc исполнителя» и «Отображать в ЛК». Запрет на просмотр записей, у которых стоит галочка в поле «Отображать в ЛК». Тип записей «Задача для бухгалтера»: Запрет Клиенту на просмотр задач созданных не им. Для задач, созданных самим клиентом возможность изменять все поля карточки только если поле «Статус» имеет значение «Новая» или «Ожидает ответа клиента». Возможность вносить/изменять данные в группу полей «Результаты выполнения». Запрет изменения поля «Исполнитель». Тип записей «Задача для клиента»: Разрешение изменят Клиентам поле Статус, если Статус не установлен в «Завершена» Возможность вносить/изменять данные в группу полей «Результаты выполнения». Запрет изменения поля «Исполнитель». |
| Сотрудники | Для исполнителей – сотрудников компании-аутсорсера | Доступ ко всем разделам личных кабинетов обслуживаемых компаний и разделам «Исполнители», «Общие задачи», «Внутренние документы».
Внутри личных кабинетов: Доступ на редактирование к разделам «Для загрузки документов», «Задачи для бухгалтера», «Задачи для клиента», «Архив документов». Тип записей «Документ» в разделе «Для загрузки документов»: Все права Тип записей «Задача для клиента»: Все права Тип записей «Задача для бухгалтера»: Все права |
| Без группы | Если забыли указать группу | Запрет на просмотр всех типов записей |
4. Уведомления
В шаблоне созданы 4 уведомления:
| Событие | Сообщение |
| Добавление нового документа в раздел «Для загрузки документов» | При условии, если заполнено поле «Клиент», то генерируется электронное письмо с уведомлением о новом документе сотруднику, закрепленному за этим клиентом. |
| Для документа при смене значения поля «Статус документа» на «Обработан» | Генерируется электронное письмо с уведомлением о смене статуса документа на Email, указанный в карточке клиента. |
| При создании новой задачи для бухгалтера | Генерируется электронное письмо Исполнителю с уведомлением о новой задаче. |
| При наступлении срока выполнения для задачи для бухгалтера | Генерируется электронное письмо Исполнителю с уведомлением о том, что сегодня последний день выполнения задачи |
| При создании новой задачи для клиента | Генерируется электронное письмо для Клиента с уведомлением о новой задаче. |
| При наступлении срока выполнения для задачи для клиента | Генерируется электронное письмо Клиенту с уведомлением о том, что сегодня последний день выполнения задачи |
| Для задачи, созданной клиентом, при смене значения поля «Статус» на «Завершена» или «Ожидаем клиента» или установлении значения поля «Соблюдение срока» в значение «Просрочена» | Генерируется электронное письмо с уведомлением для Клиента о смене статуса задачи. |
| Для задачи, созданной исполнителем, при смене значения поля «Статус» на «Завершена» или установлении значения поля «Соблюдение срока» в значение «Просрочена» | Генерируется электронное письмо с уведомлением для Исполнителя о смене статуса задачи. |
5. Фильтры
В шаблоне созданы 4 фильтра:
| Название фильтра | Действие | Условия |
| Актуальные задачи для бухгалтера | Отображаются все задачи бухгалтеру, кроме задач со статусом «Завершена». | Тип записи = Задача для бухгалтера;
Статус ≠ Завершена |
| Все задачи для бухгалтера | Отображаются все задачи бухгалтеру. | Тип записи = Задача для бухгалтера |
| Незавершенные задачи для клиента | Отображаются все задачи клиентов, кроме тех у которых Статус «Завершена». | Тип записи = Задача для клиента;
Статус ≠ Завершена |
| Документы новые и в работе | Отображается список всех документов, кроме тех у которых Статус «Обработан». | Тип записи = Документ;
Статус документа ≠ Обработан |
6. Правила работы с шаблоном
6.1 Заведение нового исполнителя
- Приглашаем исполнителя в систему через приглашение нового пользователя и указываем его Email, указываем для него группу пользователей «Сотрудники» (!!!Обязательно), и выбираем в секции «Доступные разделы» значение «Выбранные разделы», если оно не выбрано. Выбирать доступные разделы и изменять разрешения указанные ниже в окне не надо.
- В разделе «Исполнители» создаем новую запись и заполняем данные о исполнителе (ФИО, емейл и т.д.). Обязательно заполняем поле «Пользователь Nextdoc» выбрав в нем пользователя приглашенного на предыдущем шаге.
6.2 Заведение нового клиента
- Копируем раздел «Шаблон для ЛК нового клиента» и вставляем в классификатор. При копировании записи не переносятся, переносится только структура разделов. Переименовываем название компании-клиента (Предлагается это делать однообразно, например «Азимут ООО»).
- Приглашаем Клиента в систему через приглашение нового пользователя и указываем его Email, указываем для него группу пользователей «Клиенты»(!!!Обязательно), и выбираем в секции «Доступные разделы» значение «Выбранные разделы», если оно не выбрано. Выбирать доступные разделы и изменять разрешения указанные ниже в окне не надо.
- В созданном личном кабинета, в разделе «Данные о клиенте» создаем карточку «Клиента» и «Контакты» и заполняем данные о клиенте, ответственном исполнителе и контактных лицах клиента. Обязательно надо заполнить в карточке клиента поля «Ответственный исполнитель» и «Пользователь Nextdoc клиента» (которого вы пригласили на этапе 2.).
- Возвращаемся в основной интерфейс и устанавливаем для каждого раздела личного кабинета следующие права доступа (нажав правой клавишей на раздел и выбрав пункт «Совместный доступ»):
| Раздел | Права доступа |
| Корневой раздел ЛК клиента (название компании-клиента) | Администрация (группа) – Редактирование
Исполнитель (пользователь) – Чтение Клиент (пользователь) — Чтение |
| Для загрузки документов Задачи для бухгалтера Задачи для клиента |
Администрация (группа) – Редактирование
Исполнитель (пользователь) – Редактирование Клиент (пользователь) — Редактирование |
| Архив документов (Раздел с названием «Архив документов» и раздел с годом «2026») | Администрация (группа) – Редактирование
Исполнитель (пользователь) – Чтение Клиент (пользователь) — Чтение |
| Архив документов (подразделы по типам документов «Банк», «Продажи» и т.д. ) | Администрация (группа) – Редактирование
Исполнитель (пользователь) – Редактирование Клиент (пользователь) — Чтение |
| Данные о клиенте | Администрация (группа) – Редактирование
Исполнитель (пользователь) – Редактирование Клиент (пользователь) — Чтение |
Внимание!!! Исполнитель (пользователь) – это должен быть тот же пользователь, который указан в карточке Клиента в поле «Ответственный исполнитель».
Клиент (пользователь) – это должен быть именно тот пользователь клиента, которого вы пригласили на шаге 2.
Убедитесь, что никакие другие пользователи не имеют доступа к разделам.
6.3 Работа клиента в Личном кабинете
Клиент может:
- Загружать документы в ЛК. Можно создать запись в разделе «Для загрузки документов» и прикрепить к ней файлы. После добавления документов клиентом исполнитель должен поменять «Статус документа» на значение «В работе».
После обработки документа исполнитель должен поставить «Статус документа» в значение «Обработан». При этом клиенту придёт письмо о том, что документ обработан. - Создавать задачи для бухгалтера. После создания новой задачи клиентом ,исполнитель должен поменять «Статус» на значение «В работе».
После исполнения задачи исполнитель должен поставить «Статус» в значение «Выполнена». При этом клиенту придёт письмо о том, что задача выполнена. Результаты выполнения задачи могут быть загружены исполнителем в группу полей «Результаты выполнения». - Выполнять задачи, поставленные исполнителем. При создании такой задачи на Email клиента поступит уведомление о назначении задачи. Клиент может выполнить задачу и результаты выполнения загрузить в группу полей «Результаты выполнения».
- Просматривать документы архива документов. В разделе архива должны размещаться документы – результаты работы исполнителя. Это обработанные первичные документы, отчётность и т.д. Клиенту доступны только права просмотра, без редактирования.
Исполнитель может:
- Создавать задачи для своих клиентов. После создания новой задачи исполнителем клиент может поменять «Статус» на значение «В работе».
После исполнения задачи клиент может поставить «Статус» в значение «Выполнена». При этом исполнителю придёт письмо о том, что задача выполнена. Результаты выполнения задачи могут быть загружены клиентом в группу полей «Результаты выполнения». - Выполнять задачи, поставленные клиентами. При создании такой задачи на Email исполнителю поступит уведомление о назначении задачи. Исполнитель должен выполнить задачу и результаты выполнения загрузить в группу полей «Результаты выполнения».
- Добавлять документы в архив документов. В разделе архива исполнитель должен размещать документы – результаты своей работы. Это обработанные первичные документы, отчётность и т.д.
Руководство (Администрация) может:
- Просматривать данные из всех личных кабинетов клиентов
- Просматривать все задачи как в разрезе клиентов, так и исполнителей, и их статусов
- Создавать задачи для исполнителей в разделе «Общие задачи»
- Добавлять внутренние документы организации в раздел «Внутренние документы»
