О системе NextDoc

NextDoc — конструктор бизнес-приложений для совместной работы с информацией. Приложения в NextDoc собираются без программирования и специальных знаний: это ненамного сложнее, чем осмысленная работа в Excel.

Каждое приложение — это отдельный проект. Например, «Электронный архив» и «Регистрация документов» — два разных проекта со своими данными, пользователями и адресом вида <название>.nextdoc.ru.

С помощью NextDoc решают четыре типичные задачи:

• Единое информационное пространство вместо информации, разбросанной по папкам, таблицам и разным системам.
• Поддержка бизнес-процессов: вся информация по каждому этапу в одной системе, напоминания и контроль исполнения.
• Работа с большим количеством файлов: бухгалтерские и юридические документы, заявки, письма, обращения.
• Регулярный сбор и обмен информацией между отделами, филиалами и контрагентами.

NextDoc объединяет сильные стороны привычных инструментов: удобную навигацию по разделам, как в папках на диске; чёткую структуру данных, как в базе данных; простой обмен информацией, как в облачном хранилище; наглядные таблицы, как в Excel. К этому добавлены поиск, уведомления, администрирование и разграничение доступа.

Для популярных задач есть готовые решения с настроенной структурой и демо-данными: электронный архив, регистрация входящих и исходящих документов, учёт договоров, CRM, база поставщиков, учёт заказов, проекты и задачи и другие. Проект можно создать из готового решения и доработать под себя.

Как устроены данные

1. Проект (приложение) — рабочее пространство для одной задачи со своими данными и пользователями.
2. Структура данных — иерархическое дерево разделов, по которым группируются записи.
3. Тип записи — описание записей одного вида (договор, клиент, заявка): из каких полей они состоят. Есть 16 типов полей, связи между типами записей, справочники и проверка значений.
4. Запись — отдельный объект учёта: документ, клиент, заказ, единица оборудования. Состоит из значений полей и прикреплённых файлов. В интерфейсе и в этой справке записи обычно называются документами.

Поверх данных работают настраиваемый интерфейс (таблица, список, плитки, карточка), поиск и фильтры, совместный доступ вплоть до отдельного поля, уведомления, импорт и экспорт, ссылки на разделы и записи, API.

Как создаётся приложение

1. Настройте структуру данных: разделы, типы записей и их поля — главы «Структура данных» и «Настройка типов записей».
2. Загрузите имеющиеся данные: импорт из Excel или групповая загрузка файлов — глава «Импорт, экспорт и печатные формы».
3. Настройте интерфейс: панели, представления таблиц и фильтры — главы «Интерфейс», «Список записей» и «Поиск».
4. Пригласите пользователей и разграничьте доступ — главы «Совместный доступ» и «Внешний доступ».