Начать работу

Электронный архив документов организации

01 Сен 2022

Введение

И все же рукописи горят…

Когда Вы последний раз считали расходы на содержание архива компании? Стеллажи, ящики, папки, канцелярия — все это требует немалых финансовых затрат. Про аренду отдельного помещения, думаю, даже говорить не стоит. Но большие денежные расходы —  далеко не единственный минус бумажного архива.  

Вспомните на постоянные поиски нужного документа внутри организации. Как много времени на это уходит?

Можно написать целую книгу о проблемах бумажного архива. Но мы здесь не для этого. Хочется поговорить о хорошей альтернативе — электронном архиве документов. 

ИЗ ЭТОЙ СТАТЬИ ВЫ УЗНАЕТЕ: 

  1. Что такое электронный архив документов
  2. 5 главных причин перейти на электронные архивы
  3. Как лучше хранить данные
  4. Задачи электронного архива

Что такое электронный архив документов?

Что же такое электронный архив? 

Безграничное хранилище, но в цифровом формате. В любой момент в нем можно найти нужный документ всего за несколько секунд. Кроме того,  документацию легко можно просмотреть, распечатать и отправить. Такое хранилище выполняет функцию надежного, конфиденциального сбережения информации. Администратор системы сам решает, кому и в каком объеме предоставлять доступ к той или иной категории документов.

5 главных причин перейти на электронный архив

 Создание электронного архива документов – один из самых простых способ повышения эффективности работы организации  

У цифрового формата множество преимуществ перед бумажным аналогом. Вот основные: 

  • Снижение расходов

При переходе на электронный архив, больше не потребуется обработка бумажных документов, их печать, хранение и пересылка. Снизятся затраты на офисную технику и расходные материалы. Экономия достигает 70%. 

  • Удобство и скорость

Работа с электронной версией документа крайне проста. Отпадает необходимость пересылать бумажные документы, уменьшается количество бюрократических сложностей. Пара кликов мышкой — документ загружен и переслан.

  • Экономия времени… и нервов

Отпадает необходимость копаться в пыльных архивных полках. Доступ к архиву возможен из любой точки, где есть Интернет. Необходимый документ можно найти легко и быстро. Достаточно вбить название в поисковую строку.  

  • Надежность

Пожар, потоп или небрежное отношение сотрудников поставят крест на бумажных документах. В цифровом архиве работа происходит с копией документа. 

А оригиналы можно хранить в облаке, или на удалённом сервере в специализированном дата-центре, на которых любые бедствия никак не отразятся.

  • Контроль

Руководитель всегда может проверить движение документов, увидеть ошибки персонала. Можно регулировать права доступа каждого пользователя к различным документам. 

Как лучше хранить данные организации

Перед созданием электронного архива документов организации, первым делом нужно определиться, в каком виде держать информацию. 

Существует два способа хранения данных: 

  1. Локально. То есть на жестком диске и других накопителях
  2. В облаке. Информация располагается удаленно на серверах в интернете

Что же выбрать?

По результатам исследования немецкой компании Statista за 2019 год, 81% средних и крупных компаний хранят свои данные в облаке. Среди маленьких организаций доля еще выше — 94%. (Данные исследования)

Почему так?

Локальное размещение — это сложно и затратно. За кратчайшие сроки Вам придется  много потратить на оборудование, его установку, на программное обеспечение и многое другое. Платить за электроэнергию, систему кондиционирования и аренду лишних квадратных метров в офисе. Не стоит забывать, что оборудование со временем устареет или сломается. За его обновление тоже придется заплатить, причем немало.

Облачное размещение не требует от себя больших финансовых затрат. Не нужно ничего организовывать, ничего обновлять. Обслуживание, актуальность ПО, безопасность, поддержка и даже устранение неполадок — все это становится задачей поставщика услуг. Все, что от Вас требуется — просто оплачивать подписку.

А что насчет безопасности? 

Некоторые компании боятся хранить свои данные в облаке. Они не желают привлекать сторонние организации. Но безопасное хранение требует много знаний, навыков и затрат. Сегодня большинство поставщиков облачных решений предлагают надежную многоуровневую комплексную защиту. По оценкам американской исследовательской компании Gartner, на облачные сервера приходится на 60% меньше инцидентов. 

Напрашивается вывод, облачное хранилище – хорошее, надежное решение, которое значительно упрощает работу.

Какие задачи выполняют электронные архивы документов

Сегодня большинство программ решают только базовые задачи: создание электронных документов, разграничение доступа и поиск.

Но некоторые продвинулись дальше и имеют немало полезных функций, которые значительно упрощают создание и ведение электронного архива.

Например, многим полюбившаяся за свои функции импорта данных, распознавания атрибутов документов и продуманный интерфейс, облачная платформа NextDoc. Благодаря этому, загрузка документов происходит очень быстро и просто. 

А что еще могут предложить современные программы?

Рассмотрим на примере платформы NextDoc:

  • У компании очень много документов? Это не проблема. Платформа позволяет организовать архив любого объема.
  • Возможность работать над документами совместно — великолепный способ сэкономить время и силы сотрудников.
  • Держите все под своим контролем. Программа позволяет отслеживать что, кто и когда менял в данных.
  • Моментальный поиск. Фильтр и множество вариантов поиска информации позволяют находить нужные данные очень быстро.
  • Горячие клавиши и автозаполнение сделают ввод данных о документах очень быстрым и приятным.
  • Функция зонального распознавание текста значительно уменьшит время ввода данных с отсканированных документов.

Благодаря гибкости и многофункциональности облачной платформы NextDoc, Вы с легкостью сможете:

  • Создать электронный архив документов
  • Регистрировать входящие и исходящие документы
  • Создать электронную библиотеку или каталог
  • Провести паспортизацию или инвентаризацию активов
  • Организовать электронный телефонный справочник
  • Контролировать эксплуатацию оборудования, зданий и сооружений
  • и многое другое

Важно отметить, что все функции доступны в единой системе. Простой и удобный интерфейс значительно упростит решение любых задач.