В предыдущих статьях мы рассказали о том, кто мы есть и какую проблему собираемся решить.
Как часто это бывает, только мы приняли решение разрабатывать свою собственную систему, так сразу же возникло несколько вопросов, которые поставили нас в тупик.
Эти вопросы заключались в следующем:
- “Как классифицировать разрабатываемую нами систему?”;
- “К какой группе систем можно её отнести?”;
- “Как будут искать нас потенциальные клиенты?”.
Так как классификация подобных систем и группы для них уже кем-то до нас придуманы, то казалось, что выбрать нужную не составит для нас никакого труда. Но всё оказалось не так просто.
Выяснилось, что подходящий нам тип информационных систем в России, как правило, называют системами электронного документооборота (СЭД), а на западе ECM (Enterprise Content Management) системы. Существует мнение, что это одно и то же. Поэтому мы попытались исследовать эту тему и попробовать найти истину.
Вначале был СЭД
В нашей стране долгие годы все информационные системы, связанные с управлением документами, причисляли к системам электронного документооборота (СЭД).
Первые СЭД пытались автоматизировать стандартные процессы учёта и движения бумажных документов в организациях. Ещё в СССР сложились стандарты организации и оформления этих процессов.
И такие термины как «входящий номер и дата», «исходящий номер и дата», «ответственный», «резолюция», «опись», «номенклатура», «протокол» и т. п. прочно укоренились в интерфейсах СЭД.
Каждый новый процесс, связанный с документами, например, электронный архив документов или электронная библиотека, требовал нового отдельного АРМ (автоматизированного рабочего места) или отдельного модуля. В результате описания таких систем состояли из десятков различных модулей и отдельных АРМ-ов, разобраться в которых зачастую мог только консультант.
Время шло, и системы изменялись. Начали появляться такие элементы, как Web-интерфейс, API, настройка бизнес-процессов, интеграционные модули, мобильные клиенты и прочие дополнения. Всё это, как правило, нанизывалось на старый остов систем и ещё более усложняло их.
Так как сфера применения систем расширялась, то все чаще и чаще случалось, что формулировка “СЭД” не совсем подходила к решаемой задаче.
Например, одно из применений данных систем – это организация “Электронного архива документов”, призванного хранить документы в том виде, в котором их туда поместили. Эти документы не участвуют в активном документообороте и используются как информационно-справочная база. Поэтому термин «документооборот» не совсем подходит для электронных архивов документов.
Тоже самое справедливо для управления содержимым корпоративного сайта или многофункционального портала.
И тут появляется контент
До недавних пор функционирующий описанным образом мир СЭД был предельно стабилен, и не было предпосылок к глобальным переменам в нём.
Но быстрые изменения в цифровых коммуникациях, повышение роли интернета в жизни компании, коллективной работы и появление новых видов информационных носителей привели к тому, что существующие СЭД оказались не пригодны для решения современных задач.
Проблема заключается в том, что СЭДы в основе своей решают задачу привычного документооборота и подходят к этому аналогично ранее существовавшему бумажному документообороту, включая ту же терминологию и проблемы.
А на данный момент нужно управлять не только привычными документами, но и информацией на сайте, электронными каталогами, фото- и видеоматериалами, информационными базами данных, данными о клиентах, данными опросов и исследований и т. д..
И всё это принято называть контентом.
При этом контент может находиться совершенно в разных местах — на разных серверах, в разных странах, в разных системах. И доступ к нему нужно осуществлять из любой точки земного шара, где есть Интернет.
Также стоит учесть, что для современного контента нет жёстко установленных правил его описания, движения и обработки. В современном мире всё так быстро изменяется, что бизнес-процессы могут меняться еженедельно, ежемесячно, и за ними должны меняться и правила движения и обработки контента.
Поэтому на первый план сейчас выходят такие факторы как гибкость, интеграция, масштабируемость и простота.
На данный момент системы, управляющие контентом, принято называть термином ECM (Enterprise Content Management) системы.
Но и этот термин не является вполне адекватным для описания разрабатываемой нами системы. В нём есть слово «предприятие» (Enterprise). Получается, что такие системы не предназначены для личного пользования или работы небольших групп (команд) людей, которые трудятся над совместными проектами, в том числе и некоммерческими. А такие небольшие команды являются сейчас общемировым трендом. Получается, что мы сужаем область применения системы.
Но если убрать слово «предприятие», то получится CMS (Content Management System) – термин, давно и прочно закрепившийся за системами управления содержимым интернет-сайтов.
Что же выбрать?
Мы попытались сами определить термин для нашей системы.
Например, можно было бы использовать термин Information Management System (система управления информацией), но данный термин применяется редко и может восприниматься слишком широко.
Наиболее точно, по нашему мнению, подходит термин Content Management Platform (CMP). Но он практически нигде не используется.
В итоге на данный момент мы склоняемся к тому, что будем относить нашу систему к ECM системам, так как, хоть этот термин и не подходит на все 100%, он уже прижился и активно используется в обиходе.
Может быть у кого-нибудь будет свое мнение по данному вопросу. Мы были бы рады его услышать.