Nextdoc замечательно справляется с реализацией задачи учёта документов и контроля исполнения.
Внедрение системы учета документов и контроля исполнения на платформе Nextdoc позволит создать единое, простое в использовании и эффективное пространство для работы с документами.
Это решение повысит операционную эффективность за счет ускорения всех этапов обработки документов, обеспечит надежный контроль сроков исполнения, усилит исполнительскую дисциплину и даст руководству инструменты для быстрого реагирования.
Ключевые преимущества решения:
- Цифровой документооборот
- Контроль сроков
- Прозрачность
- Безопасность
- Аналитика
Функции системы
Регистрация документов
- Полностью настраиваемая карточка документа. Возможность создавать индивидуальные карточки под любой тип документов.
- Связи между документами разного типа
- Настраиваемая иерархическая структура для понятной группировки документов и настройки прав доступа
- Загрузка файлов документов
- Автоматические счётчики для использования последовательной нумерации документов
Отображение информации о документах
- Настраиваемое табличное представление
- Представление информации в виде карточки документа
- Сортировка документов
- Группировка и отражение агрегатных значений по атрибутам документов
- Предпросмотр документов с зумированием и панорамированием
Поиск документов
- Поиск по разделам
- Поиск документов по наборам атрибутов
- Поиск по штрихкоду документа
- Сохраняемые фильтры
- Поиск внутри документов
Совместная работа и разграничение доступа
- Приглашение пользователей в систему
- Группировка пользователей (по отделам, подразделениям, ролям)
- Разграничение доступа на уровне разделов
- Разграничение доступа на уровне типов документов и отдельных полей карточки
- Персональные табличные представления и фильтры
- Комментирование карточек документов
Сопровождение процессов и контроль
- Отслеживание пути документа через поле Статус документа
- Оповещение пользователей при добавлении/изменении документа, изменении полей карточки
Контроль
- История изменений значений полей карточки (в том числе поля “Статус документа”) с отслеживанием кто, когда и что изменил
- Отображение списка документов с группировкой документов по исполнителям, статусам документов и другим атрибутам документов
- Отслеживание дат исполнения и оповещение
Обмен информацией
- Импорт/экспорт данных с использованием XLS файлов
- Групповая загрузка файлов с сохранением структуры папок
- Ссылка на разделы и отдельные карточки документов
- API
Сценарий использования
Типовой процесс обработки входящего документа
- В нужном разделе (разделы могут быть распределены по типам документов или по отделам) создается карточка документа соответствующего типа.
- К карточке прикрепляется файл документа
- Заполняются атрибуты документа. Статус документа устанавливается в значение “Новый”. Устанавливается дата исполнения.
- Выбирается исполнитель и координатор
- Исполнителю приходит письмо, что ему назначен документ
- Исполнитель меняет значение статуса документа на значение “В работе”. При этом фиксируется время смены статуса.
- Координатор может поменять исполнителя при необходимости
- Если наступила дата исполнения и статус не установлен в значение “Исполнен”, то исполнителю и координатору направляются письма с напоминанием
- Если документ обработан, то статус устанавливается в значение “Исполнен”
- Если просрочена дата исполнения по документу, то статус устанавливается в значение ”Просрочен”
Таким образом, система обеспечивает сквозную прозрачность процесса, автоматизирует рутинные уведомления и фиксирует все этапы работы с документом для последующего анализа.
Инструменты контроля для руководителя
С помощью настраиваемого табличного представления и карточки документа можно отслеживать:
- Текущее количество документов по каждому значению статуса
- Статистику по каждому исполнителю по количеству документов с разным статусом
- Среднее время на прохождение одного документа всего и по каждому исполнителю
- Количество документом с превышением времени исполнения как всего так и по каждому исполнителю
- История прохождения каждого документа по этапам в разрезе дата, время, пользователь, операция
Этапы внедрения
- Обследование. Анализ процессов, интервью, проектирование и утверждение ТЗ.
- Настройка. Конфигурация Nextdoc согласно ТЗ: структура, типы документов, права, уведомления.
- Обучение. Обучение для разных ролей и пилотный запуск.
- Запуск и поддержка. «Горячая» поддержка на старте, переход на постоянное сопровождение.
