Введение

На данный момент функции полной автоматической миграции на Nextdoc нет,  но можно перенести данные в ручном режиме.

Перенос данных

Если в Airtable есть таблицы, связаные между собой, то сначала надо перенести данные таблиц, на которые идут ссылки, а потом уже таблицы, с которых идут ссылки.

Перенос данных будет показывать на простой базе данных Airtable из шаблона Sales Pipeline.

Эта база состоит из 2 таблиц: Sales Deals(Сделки) и Sales Reps (Торговые представители).

Таблицы связаны через 1 поле: Поле Rep(представитель) таблицы Sales Deals  ссылается на запись из таблицы Sales Reps через поле Rep (Представитель).

Этапы переноса данных

1. В Airtable открываем таблицу Sales Reps и в меню таблицы выбираем пункт  Download CSV.  При этом будет запушено скачивание данных таблицы в формате CSV.

2. То же самое проделываем с таблицей Sales Deals. В результате у вас появится 2 файла формата CSV.

3. Далее перед тем как загружать данные в Nextdoc, нам надо отредактировать полученные файлы.  Для этого мы используем Google таблицы. Можно использовать и другие табличные редакторы ( Microsoft Excel и т.д.).

4. Загружаем 2 скачанных CSV файла в Google Диск. Выбираем файл, нажимаем правую кнопку мыши и в меню выбираем Открыть с помощью — > Google Таблицы.

4. Файл откроется в Google Таблицах:

5. Теперь нам надо пройтись по столбцам и сделать следующие замены:

• Для денежных полей убрать символ $
• Для процентных полей убрать символ %
• Для полей типа Multiple Select заменить символ запятая “,” на точку с запятой «;«

Для замены достаточно выбрать нужный столбец (например, как в нашем случае Closed Amount, имеющий денежный формат) и в меню приложения выбрать пункт Найти и заменить.

6. В появившемся окне указать символы, которые ищем и на какие заменяем (в нашем случае символ $ на пустой символ) и нажимаем кнопку Заменить все.

Выполняем все замены по столбцам, которые содержат заменяемые символы.

8. Открываем проект в Nextdoc и создаем разделы классификатора для импорта каждой таблицы.

9. Перенос будем начинать с таблицы Sales Reps, так как на неё ссылается таблица Sales Deals.

7. Открываем опять Google Таблицы , выбираем область с заголовком и данными и копируем в буфер обмена, нажав Ctrl+C.

8. Переходим в Nextdoc, выбираем раздел Reps и в меню таблицы выбираем пункт Импорт.

9. В появившемся окне вставляем содержимое буфера обмена, нажав Ctrl+V.

10. В появившемся окне указываем название для импортируемых данных (в нашем случае Представители).

11. В появившемся окне будет отображены предполагаемые настройки импортируемой информации и сопоставление типов полей. Нужно проверить правильно ли определился тип каждого импортируемого поля. Тип указан под названием поля.  

12. Для изменения типа нажмите на иконку шестеренки справа от названия поля. В нашем случае тип поля Closed amount был определен как Текст, его надо поменять на Число с дробной частью:

13. Нужно выбрать Столбец с названиями записей и если есть справочники, то нужно выбрать пункт Дополнить справочники, если возможно и нажать кнопку Импорт.

14. В результате должно появится сообщение об успешном импорте. Если будет выдан список ошибок, то стоит привести исходный файл в соответствие и повторить импорт снова.

15. Нужно повторить шаги 3-14 для данных из таблицы Sales Deals.

Обратите внимание, что при сопоставлении полей, поле Rep таблицы Sales Deals в Airtable было поле связи на запись таблицы Sales Reps.  Поэтому нам нужно сделать для него соответствующие настройки:

Также стоит обратить внимание, что поле Notes содержит длинный текст и для него надо будет установить значение параметра Максимальное число символов в значение Большое(более 250 символов).

16. В результате импорта мы получим проект Nextdoc  с двумя разделами и двумя типами записей, связанных между собой через поле Rep.